Обязанности и достижения:
1.
- Документационное обеспечение управления
(приём документов и личных заявлений на подпись Регионального директора; фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах; работа с приказами, распоряжениями: оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел; проверка договоров с клиентами и дальнейшая активация их в системе; отправка в архив, хранение копий договоров, запрос из архива по требованию.
- работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;
- организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;
- работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Регионального директора и его заместителей; отправление срочных писем;
- оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;
- введение информации в банк данных;
- формирование дел, реестров, обеспечение их сохранности и сдача в архив.
2. Приём и перевод телефонных звонков. Первичная консультация клиентов.
3. Организация встречи посетителей и гостей Компании.
4. Обеспечение жизнедеятельности офиса:
- Заказ воды по мере необходимости.
- Заказ канцелярии ежемесячно
- Заказ спецодежды
- Визиток, подарков
- Организация мероприятий
5. Отслеживание оплаты счетов по аренде помещений. Коммуникации с арендодателем.
6. Организация и контроль за соблюдением сотрудниками Компании инструкции по безопасности и режима работы, ведение журналов по охране труда.
7. Контроль:
- курьеров;
- уборщицы.
8. Ведение процесса трудоустройства и увольнения сотрудников (содействие отделу кадров).