Обязанности и достижения:
Административный помощник исполнительного директора
Осуществлять административную поддержку работы исполнительного директора: прием и переадресация по назначению входящих звонков, телефонограмм и прочих сообщений; обеспечение документооборота службы исполнительного директора; регистрация входящей и исходящей корреспонденции, обеспечение канцтоварами и хозтоварами исполнительного комитета. Регистрировать общезаводские приказы и рассылать приказы по сотрудникам Компании, осуществлять контроль за сроками исполнения документов.
Своевременно получать и отправлять почтовую корреспонденцию. Выполнять процедуры по отправке корреспонденции почтой РФ и курьерской почтой; контролировать качество оказываемых услуг.
Организовывать прием и размещение гостей и сотрудников Компании: заказ и бронирование гостиниц; обеспечение транспортной поддержки.
Осуществлять административную поддержку при проведении совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий; обеспечивать документационное и техническое обслуживание работы совещательных органов, а также печать и размножение служебных документов. Осуществлять работу с организационно-распорядительной и другой документацией (создание, прием на подпись, регистрация, распространение, ознакомление, хранение, передача в архив, организация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции, а также бандеролей и посылок).
Оформлять табели учета рабочего времени.
Участвовать в проведении тендеров, заключении договоров на оказание услуг. Координировать работу поставщика. Анализировать претензии и предлагать мероприятия по улучшению качества предоставляемых услуг.
Отражение в системе SAP счетов с поставщиками услуг (клининговая компания, доставка сотрудников, столовая и т. д.). Электронный документооборот.