Обязанности и достижения:
Временный проект на 2 месяца (на период проведения общего собрания жильцов многоквартирного дома).
Обязанности:
1. Общение с жильцами лично и по телефону, в том числе:
- обзвон не проживающих по данному адресу собственников квартир;
- информирование их о предстоящем общем собрании жильцов;
- уточнение времени их прихода в ТСН для сдачи документов для проведения собрания (копии паспорта, копии свидетельства о собственности на квартиру (квартиры) и/или на машиноместо (машиноместа), коммерческого помещения);
- в случае наличия законного представителя у собственника - обязательное предоставление нотариально заверенной доверенности на представителя;
2. Информирование жильцов, лично приходящих в ТСН, о проведении общего собрания жильцов многоквартирного дома и о необходимости предоставления документов на имеющуюся у них собственность;
3. Разъяснение необходимости предоставления данных документов;
4. В случае необходимости личное посещение жильцов с целью выдачи им бюллетеней, разъяснения некоторых вопросов по проведению собрания и голосованию, а при заполнении жильцом бюллетеня сразу получение заполненного бюллетеня и опускание его в урну для голосования;
5. Подготовка, распечатка, прошивка и проштамповка бюллетеней для голосования, а также листов регистрации жильцов многоквартирного дома;
6. Подготовка и ведение реестра выданных и полученных бюллетеней для голосования;
7. Приём и проверка правильности заполнения "шапки" бюллетеней (ф.и.о. жильца, паспортные данные, номер квартиры, номер мобильного телефона для связи);
8. Консультирование жильцов по вопросам, вынесенным на голосование, разъяснение отдельных моментов по заполнению бюллетеней;
9. После времени окончания голосования вскрытие урны для голосования и подсчёт проголосовавших бюллетеней;
10. Составление и ведение таблицы проголосовавших бюллетеней, окончательный подсчет голосов в Excel и обнародование результатов прошедшего голосования;
11. Выдача собственникам бланка заявления о вступлении в Товарищество Собственников Недвижимости,
- разъяснение преимуществ при нахождении в членстве перед не членами ТСН,
- получение заполненных бланков,
- подшивка их в отдельную папку.
Всего было 10 папок (7 папок с информацией по всем 7 подъездам дома (по свидетельствам о собственности на квартиры, копией паспорта/свидетельства о рождении), 1 папка со свидетельствами о собственности на машиноместа, 1 папка со свидетельствами о собственности на коммерческие помещения, 1 папка с заполненными бланками на вступление в ТСН;
12. Решение конфликтных ситуаций, с которыми обращались жильцы в ТСН, входящих в зону компетенции помощника управляющего;
13. Подготовка и корректирование файлов в формате Excel "Члены ТСН", "Машиноместа", "Телефоны и адреса" жильцов многоквартирного дома;
14. Подготовка общей базы по собственникам многоквартирного дома:
- номер квартиры, номер машиноместа, номер коммерческого помещения (всего 300 квартир, 195 машиномест, 7 коммерческих помещений),
- ф.и.о. собственника,
- данные свидетельства о собственности,
- дата выдачи свидетельства,
- паспортные данные,
- членство в ТСН,
- контакты (телефон, электронная почта),
- площадь собственности по свидетельству о собственности,
- площадь собственности членов ТСН,
- площадь собственности членов ТСН, подтвержденная свидетельством о собственности.
15. Регулярное обновление и пополнение данной базы;
16. Общение по телефону и по электронной почте с организациями, сотрудничающими с ТСН, уточнение отдельных моментов во взаимодействии с ТСН (уточнение времени приезда специалистов из организаций-партнеров ТСН, приём документов от организаций-партнеров, решение конфликтных ситуаций);
17. Замещение управляющего во время его отсутствия (проверка почты, ведение переговоров, переписка с партнерами);
18. Копировально-множительные работы, сканирование документов;
19. Помощь бухгалтеру по внесению данных с документов в 1С;
20. Проверка корпоративной электронной почты;
21. Отправка и получение писем и посылок на почте (нечасто);
22. Нечастые поездки по заданию руководства (в гос. организации и военную часть);
23. Печать и расклейка объявлений об изменении графика функционирования отдельных систем жизнеобеспечения в многоквартирном доме на информационные доски в подъездах и на паркинге.