Обязанности и достижения:
1. Обеспечение снабжения материалами/запасными частями сервисного отдела:
- анализ рынка поставщиков (Россия, иностранные компании);
- запрос ценовых предложений и подбор поставщика на основании анализа представленных ценовых предложений;
- проведение переговоров с потенциальными поставщиками и партнерами;
- закупка: с момента запроса до момента приемки: контроль оплаты; контроль исполнения (доставка, самовывоз); проверка соответствия заказанного товара (номенклатура, количество); оформление и сдача отчетных бухгалтерских документов в бухгалтерию (оригиналы счета, счетов-фактур, ТН, УПД, акта приема передачи, иное);
2. ВЭД:
- аналитика рынка таможенных представителей;
- сбор пакета документов для подачи на регистрацию организации в ФТС РОССИИ (таможенные посты);
- предварительный заказ товара и согласование цены с поставщиком;
- оформление необходимых сопутствующих документов для таможенных представителей;
- сбор и подача документов в Банк для оформления паспорта сделки;
- оформление необходимых банковских документов (в том числе осуществление валютных переводов через "Сбербанк бизнес онлайн");
- оформление/получение и сдача отчетных документов в бухгалтерию (авианакладная, упаковочный лист, ГТД, Декларация о соответствии на товары, Инвойс и прочее); - отправка дефектных возвратных товаров за рубеж: согласование сроков с поставщиками и таможенными представителями; оформление необходимых сопутствующих документов для таможни; оформление, проверка и сдача отчетных бухгалтерских документов;
3. Обеспечение функционирования офиса:
- контроль за своевременной оплатой арендодателю (склад);
- учет данных по электроэнергии складского помещения (проверка поступающих данных), оформление и сдача отчетных документов в бухгалтерию (оригиналы счетов, счет-фактур, актов, иное);
- ведение отчетной информационной таблицы по затратам на аренду складского помещения;
- контроль и аналитика затрат на покупку авиа и ж/д билетов для командировок;
- контроль и аналитика возвратов/аннулирования авиа и ж/д билетов;
- контроль и аналитика затрат по курьерской службе «Пони Экспресс» (квартальный + месячный детализированный отчет), в том числе рекламация;
- контроль и аналитика затрат по интернет провайдеру (своевременность оплаты счетов за интернет, своевременность предоставления оригиналов бух. документов), в том числе и рекламация;
- контроль и аналитика коммунальных платежей и учета электроэнергии (своевременный учет и подача данных в ЕИРЦ/Мосэнергосбыт, своевременная оплата счетов);
- контроль и аналитика затрат по телефонным счетам МГТС (телефонные городские номера, своевременность оплаты, проверка правильности расчета);
- составление сводных информационных отчетов по затратам на фактической и превентивной основе;
4. Анализ всех затрат по закупкам организации:
- ежеквартальные финансовые отчеты по закупкам в России (отдельный отчет по закупкам до 100 000 руб. и свыше 100 000 руб.);
- ежеквартальные отчеты по зарубежным закупкам, а также по отправкам дефектных запасных частей за границу.
5. Грузоперевозки по России:
- подбор транспортной организации;
- оформление заявки на отправку/забор;
- оформление документов на отправку;
- контроль движения груза, контроль сроков доставки груза;
- учет произведенных отправок по России: затраты на оплату услуг транспортной компании, своевременности предоставления бухгалтерских документов, их проверка.
7. Сбор и подача документов на лицензирование деятельности по производству и техническому обслуживанию медицинской техники.