Обязанности и достижения:
- приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании;
- работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;
- организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;
- работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;
- ведение и оформление протокола совещаний и заседаний;
- оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;
- выполнение копировально-множительных работ, подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом, введение информации в банк данных;
- формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.
- приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.
- подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
- организация встречи посетителей и гостей Компании.;
- заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.
- обеспечивает жизнедеятельность офиса: заказ воды по мере необходимости, заказ канцелярии ежеквартально.
- оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей.
- организация и контроль за соблюдением сотрудниками Компании инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией фирмы-арендодателя.
Координирует и контролирует работу:
- водителя: (приём заявок на машину и разработка график использования автотранспорта Компании);
- курьеров;
- уборщицы.