Обязанности и достижения:
* Документооборот:
- прием, учет, регистрация, систематизация, перераспределение входящей/исходящей документации, внутренняя переписка (электронные ящики, СЭД «Практика», Почта России, курьерская служба);
- разработка бланков;
- разработка положений;
- приказы, распоряжения;
- доверенности;
- протоколы.
* Ведение административно-хозяйственной деятельности:
- жизнеобеспечение офиса;
- курирование работы хоз. службы;
- решение текущих хоз. вопросов;
- ведение переговоров с Арендодателем;
- прием и распределение звонков;
- организация корпоративных мероприятий;
- организация и закупка подарков сотрудникам, партнерам, детских подарков.
* Взаимодействие со структурными подразделениями:
- помощь в составлении, оформлении документов, проектов документов;
- установление связей, взаимодействия между структурами;
- подписание, согласование документов;
- частичное замещение вакантных должностей;
- частичное замещение сотрудников, находящихся на больничном, административном, ежегодном отпусках.
* Курирование кадровой службы (в качестве руководителя).
* Взаимодействие с контрагентами:
- сбор бухгалтерских документов (в пределах должности);
- заказ, получение ТМЦ (в пределах должности);
- необходимая переписка.
* Хранение договоров подряда:
- подготовка договоров подряда к передаче в архив;
- внесение данных в базу (таблица);
- оцифровка;
- подшивка.
* Подготовка пакетов документов:
- пакеты документов для участия в тендерах;
- пакеты документов для заключения договоров;
- вступление в СРО, ведение документации по СРО;
- пакеты документов для получения аттестаций, лицензий, свидетельств, сертификатов;
- пакеты документов на сотрудников.
* Формирование, поддержание имиджа компании:
- формирование, поддержание фирменного стиля организации;
- разработка презентаций, буклетов;
- разработка, ведение сайта организации;
- копирайтинг.
* Выполнение поручений руководителя:
- личные поручения руководителя;
- рабочие задачи;
- Travel-поддержка, заказ гостиниц.