Секретарь-референт / Помощник руководителя / Офис-менеджер

Была больше месяца назад

120 000 ₽

50 лет (родилась 30 января 1975), не состоит в браке, есть дети

Химки, удаленная работа, готова к переезду

Занятость

полная занятость

Гражданство

Россия

Контакты

Телефон

Почта

Будут доступны после открытия

Фото, имя и контакты доступны только авторизованным пользователям

Опыт работы 29 лет и 4 месяца

- Март 2024 – работает сейчас
- 1 год и 10 месяцев
Специалист / Помощник директора
ООО НПП "ТАИС", Химки
http://www.npptais.ru
Научно производственное предприятие
Обязанности и достижения:
Работа с документами, с корреспонденцией, делопроизводство. Организация документооборота (подготовка, получение и отправка корреспонденции). Оформление и отправка запросов, писем и технической документации.
- Январь 2023 – январь 2024
- 1 год и 1 месяц
Консультант референтского отдела
МКУ «Управление делами Администрации», Москва
Администрация г. о. Химки
Обязанности и достижения:
Помощник Заместителя Главы Администрации городского округа. Работа с документами в Приёмной Заместителя Главы. Осуществление организационного и информационного обеспечения деятельности Приёмной. Ведение делопроизводства с применением специализированных программ, предназначенных для сбора, обработки и предоставления информации при подготовке и принятии решений, ответов на запросы, в том числе через информационную систему МСЭД и электронную почту. Обеспечение готовности материалов/презентаций, согласование, взаимодействие с отделом протокола, контроль исполнения поручений по итогам заседаний, направление информации в министерства, обеспечение готовности информации/материалов при необходимости, организация техничского обеспечения при необходимости, выезды/оформление карточек приема/контроль исполнения в мсэд нашими и др Замами, взаимодействе с общественной приёмной формирование ежедневного/недельного плана, оптимизация загрузки/выездов/сроков, занесение ДР/памятных дат, участие в формированиии плана-графика подготовка, регистрация, ознакомление сотрудников подготовка в рамках компетенции, регистрация, загрузка в мсэд, документооборот подготовка, согласование по поставленным задачам/повесткам своевременный заказ цветов, поздравилок, изготовление благодарственных писем/поздравлений получение, доведение информации под роспись до ответственных, соблюдение конфиденциальности ежемесячный сбор и предоставление информации несколько форм: по подведам, по Заместителю Главы согласно графику дежурств Заместителя Главы выход в субботу, подготовка отчётной презентации ежемесячная актуализация базы персональных данных сотрудников похоронки и торговли контроль, рапределение по принадлежности по подведам внутренний документооборот контроль виз руководителей/исполнителей, правильности оформления, полноты комплектов функция старшего контролёра с ипользованием ЭЦП (ежедневный контроль, отжатие писем по обращениям граждан, Добродел, пр.) регистрация/отправка документов мере готовности от отд рекламы (2-8 шт в неделю) функция старшего контролёра с ипользованием ЭЦП (ежедневно отжатие писем отдела рекламы по мере готовности) (4-15 шт в неделю) реклама новая услуга НТО текущий ежедневный систематический контроль входящих писем, распределение по принадлежности, согласование с Заместителем Главы, взаимодействие с задействованными структурами в целях исполнения и недопущения просрочек, функция старшего контролёра с ипользованием ЭЦП. на регулярной основе выгрузка за период, рассылка подведам, разбор вопросов по срокам/резолюциям. Контроль: регулярно в течение дня, взаимодействие с адресатами, отд документооборота/контроля, рассылка исполнителям напоминалок по дедлайну, последконтроль за торговлей/похоронкой ежедневный контроль графика вкс, отправка подтверждений участия, обеспечение тех доступа в штатном режиме по мере поступления, оказание консультации абонентам в рамках компетенции согласно распоряжению Заместителя Главы и таймингу посещений/совещаний по мере производственной необходимости в соответствии с графиком Зама Главы и производственной необходимостью в соответствии с графиком Зама Главы и производственной необходимостью, в т. ч. дежурство по городу по мере производственной необходимости, подготовка протоколов/регламентов, согласование, рассылка участникам по мере необходимости подготовка документов к награждению
- Сентябрь 2016 – декабрь 2022
- 6 лет и 4 месяца
Эксперт / секретарь
МКУ «Управление централизации закупок», Химки
Сфера закупок
Обязанности и достижения:
Организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности организации; координация работы офиса; осуществление методического руководства и контроля за ведением делопроизводства в структурных подразделениях МКУ "УЦЗ"; оперативно-организационное обслуживание деятельности организации; разработка проектов документов по всем вопросам управленческой деятельности организации; редактирование, контроль качества подготовки, грамотность, правильность составления, согласования документов, представляемых на подпись руководителю МКУ "УЦЗ"; приём, учёт и хранение корреспонденции, осуществление обработки входящих документов, оформление и соблюдение порядка работы с внутренними документами, рассылка исходящих документов; фиксация, обработка и своевременное доведение до сведения руководства и работников принятой информации, касающейся различных сторон деятельности организации; организационные и технические вопросы проведения совещаний, деловых встреч и переговоров, обеспечение приёма посетителей; контроль исполнения документов, поручений и заданий руководства, принятие оперативных мер, направленных на своевременное и качественное их выполнение; приём и регистрация заявок; консультация представителей муниципальных заказчиков городского округа Химки Московской области, заказчиков городского округа Химки Московской области и иных юридических лиц по вопросам, относящимся к компетенции эксперта; исполнение иных поручений соответствующих руководителей, данных в пределах их полномочий, установленных законодательством Российской Федерации; выполнение иных функций в соответствии с законодательством Российской Федерации.
- Март 2015 – сентябрь 2016
- 1 год и 7 месяцев
Консультант отдела организационной работы
Муниципальное казенное учреждение "Химкинские информационные технологии", Химки
Обязанности и достижения:
Участие в разработке документов МКУ «ХИТ», консультирование структурных подразделений по ведению делопроизводства МКУ «ХИТ», координация своих действий с действиями подразделений МКУ «ХИТ» и отдельными специалистами по реализации проектов МКУ «ХИТ», осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя МКУ «ХИТ», принятие поступающей на рассмотрение директору МКУ «ХИТ» корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретному исполнителю для использования в работе или подготовке ответа, ведение делопроизводства, прием документов и личных заявлений на подпись руководителю МКУ «ХИТ», подготовка и копирование документов и материалов, необходимых для работы руководителя МКУ «ХИТ», отслеживание своевременного рассмотрения и представления структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, предаваемых МКУ «ХИТ» на подпись, обеспечение качественного их редактирования, организация проведения телефонных переговоров руководителя МКУ «ХИТ», запись в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения, передача и прием информации по факсу, электронной почте, по поручению руководителя МКУ «ХИТ» составление писем, запросов и других документов, подготовка ответов авторам писем, выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем МКУ «ХИТ» (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний, составление отчетов о своей работе, выполнение поручений и заданий руководства МКУ «ХИТ».
- Январь 2014 – февраль 2015
- 1 год и 2 месяца
Менеджер арендного отдела
ООО "Дигитал Саунд Системс"
Обязанности и достижения:
Ведение сделок, консультирование клиентов и собственников, ведение отчетности, составление анкет на арендаторов, внесение полной информации об арендаторе, взаимодействие с бухгалтерией на предмет выставления счетов в срок для оплаты арендатором, контроль оплаты арендаторами счетов по договору, показы объектов арендаторам, осуществление иных полномочий, необходимых для функционирования отдела.
- Январь 2012 – декабрь 2013
- 2 года
Старший администратор
ООО "УК Кантри Парк", Москва
Обязанности и достижения:
От секретаря до старшего администратора, руководитель административной службы, организация работы ресепшн, взаимодействие с арендаторами, подрядчиками и внутренними подразделениями.
- Апрель 2002 – январь 2012
- 9 лет и 10 месяцев
Офис-менеджер
ООО "Фильмбокс", Москва
Обязанности и достижения:
Реклама, обработка данных актеров для размещения в базе, координация работы офиса.
- Апрель 1999 – июнь 2000
- 1 год и 3 месяца
Секретарь
ООО "ТД "СТЗ", Москва
Обязанности и достижения:
Координация работы руководителя и офиса, делопроизводство.
- Январь 1997 – октябрь 1998
- 1 год и 10 месяцев
Ассистент руководителя Управления продаж и маркетинга
ЗАО "Пионер Первый" Компания по Управлению Инвестиционными Фондами, Москва
Обязанности и достижения:
Координация работы руководителя и Отдела продаж, ведение протоколов совещаний...
- Октябрь 1996 – январь 1997
- 4 месяца
Референт
ЗАО "Роналд", Москва
Обязанности и достижения:
Координация работы руководителя, ведение склада ("Folio склад") в электронном виде.
- Июнь 1994 – октябрь 1996
- 2 года и 5 месяцев
Референт-переводчик
НПО "Ойкумена"
Обязанности и достижения:
Координация работы руководителя и офиса.

Образование

- Бакалавр
- Заочная
- 1994
Международный институт Управления бизнеса и права по системе Международной Академии наук Сан-Марино
Факультет: Референт

Обо мне

Дополнительные сведения:

Знание компьютера (MS Office, Microsoft Outlook), знание оргтехники и офисной АТС, организация делопроизводства, первичные переговоры с клиентами, координация работы предприятия, работа с документами архива, деловой этикет, опыт работы в службе reception, ведение протокола совещаний, организация внутренних и внешних встреч, умение общаться по телефону, организация внутренних мероприятий, оформление командировок, ведение табеля сотрудников, координация работы руководителя.