Обязанности и достижения:
• Ведение делопроизводства, выполнение различных операций с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
• Приём документов и личных заявлений на подпись директору Департамента.
• Подготовка проектов приказов, документов и материалов, необходимых для работы директора Департамента.
• Контроль своевременного рассмотрения и представления структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых директору на подпись.
• Организация проведения телефонных переговоров директора, передача и приём информации по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, мобильному телефону), а также приём телефонограмм, электронной почты.
• Составление писем, запросов, распоряжений, служебных записок, ответов авторам входящих документов.
• Выполнение работ по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором департамента (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрации), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.
• Осуществление контроля исполнения начальниками отделов и начальниками служб Департамента распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора Департамента, взятых на контроль.
• Ведение учёта и регистрации входящей и исходящей корреспонденции (в т.ч. в системе электронного документооборота Directum). Организация правильного осуществления делопроизводства в Департаменте. Контроль правильности осуществления делопроизводства сотрудниками Правового департамента.
• Обеспечение рабочего места директора Департамента необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.
• Организация приёма посетителей.
• Составление бюджета и плана доходов и расходов департамента, подготовка отчетов о выполнении бюджета Департамента, оформление в системе электронного документооборота Directum и в 1С Предприятие служебных записок на оплату нотариальных услуг, судебных расходов, юридических консультационных услуг.
• Осуществление контроля грамматической правильности составляемых в Департаменте документов.