Обязанности и достижения:
Анализ бизнес процессов и документооборота в компании, составление проектов и форм всех необходимых типовых документов и их внедрение в работу.
Формирование и ведение сводной информационной таблицы по всем 30 объектам с еженедельной корректировкой степени готовности (в %) каждого возводимого объекта.
Формирование листа контроля хода исполнения этапов строительства по каждому объекту (из договора).
Составление расчета длительности каждого этапа строительства объекта (из графика) и занесение результатов в таблицу: крайние даты начала и окончания.
Мониторинг хода строительства всех объектов на основе информации полученной от прорабов, дальнейшее сравнение фактического хода с графиком и информирование руководства о результатах.
Анализ причин возникшего отставания в сроках.
Принятие участия в разработке и обсуждении текстовой части (содержания) договоров, приказов, инструкций, регламентов работы.
Подготовка проектов дополнительных соглашений по мере необходимости.
Ведение по каждому объекту подробного учета длительности приостановки работ из-за неблагоприятных погодных условий и форс-мажора, своевременное информирование об этом заказчика.
Корректировка графиков строительства (при необходимости).
Решение текущих вопросов (задач) и поручений, поставленных руководителем по направлению деятельности и выполняемым обязанностям.
Принятие участия в совещаниях по выполняемым задачам и направлению деятельности.
Постановка задач сотрудникам в части касающейся и контроль их выполнения.
Взаимодействие и обмен информацией с другими сотрудниками компании по совместно решаемым (выполняемым) задачам.
Утверждение перечня всей необходимой обязательной документации в папку по каждому объекту.
Формирование папки-регистратора по каждому объекту для наполнения последующей документацией.
Сбор и добавление в папку по объекту документов в хронологическом порядке по утвержденному перечню.
Контроль составления и подписания заказчиком ТЗ архитектору на разработку АР.
Контроль подписания договора на разработку АР.
Контроль создания новой тематической одноименной с названием объекта папкт на удаленном "Яндекс-диске" и размещение в ней электронной копии подписанного договора подряда на строительство дома с приложениями; АР и КР для общего доступа сотрудников в части касающейся.
Подготовка проекта и подписание у директора приказа о назначении прораба на объект, ознакомление прораба с его содержимым под роспись.
Оформление общего журнала работ на объекте и выдача его прорабу.
Контроль создания одноименной с названием объекта группы в мессенджере "Вотсап" и добавления туда заказчика и всех заинтересованных лиц организации.
Составление (построение) в Microsoft Project графика (проекта) работ согласно содержания и очередности запланированных этапов строительства (исходя из приложения к договору и типовых сроков на отдельные виды работ), его утверждение директором.
Доведение графика и таблицы этапов строительства до прораба соответствующего объекта под роспись.
Организация и контроль хода установки видеонаблюдения на объекте, запуска камеры для получения непрерывной трансляции с камеры в приложение; передача доступа к камере заказчику.
Контроль размещения в тематической группе в мессенджере "Вотсап" фото и видео контента для заказчика по ходу проведения основных работ.
Своевременное и грамотное составление проектов актов, их подпись у директора с дальнейшим размещением в тематической группе в мессенджере "Вотсап" или их пересылка заказчику электронной почтой для ознакомления с их содержанием и дальнейшей подписи; организация передачи на подпись заказчику документов на бумажных носителях через прораба или менеджера объекта.
Скачивание, распечатка присланных заказчиками подписанных актов и других документов, их добавление в соответствующие папки-регистраторы по объектам.
Получение от прорабов копий документов по качеству бетона и металла, их добавление в соответствующую объекту папку-регистратор.
Внедрение, формирование, администрирование и ведение "Битрикс-24" в организации (в т. ч. схемы организации, добавления отделов, сотрудников, добавление и заполнение проектов, задач (кроме всей тематики CRM и продаж).
Формирование в "Битрикс24" проектов по объектам (постановка задач, подзадач и чек-листов, связанных с этапами, подэтапами строительства; установка соответствующих им сроков из графика работ по объекту, назначение ответственных лиц, наблюдателей).
Другие …
Достижения:
Самостоятельно проанализировал бизнес-процессы в организации и с нуля описал, составил регламенты, подготовил следующие приказы:
Утверждение должностной инструкции прораба.
О назначение прораба на объект.
О регламенте отчетности прорабов.
О регламенте планирования расходов.
Нашел существенные ошибки и замечания в содержании ранее подписанных договоров и других документах.
Проанализировал сайт компании, составил список предложений по корректировке и улучшению его дизайна, контента и его продвижению (почти все учтены и приняты).
Проанализировав текущее состояние ведения дел и документооборота в организации, самостоятельно разработал и утвердил перечень, формы отчетных документов в папку по каждому объекты, грамотно организовал работу по подготовке и формированию всей документации по каждому объекту.
Подготовил все недостающие акты (выполненных, скрытых работ, прием этапов) по всем строящимся объектам за длительный предшествующий период, подписал их у директора и передал для подписи заказчиками.
Наладил постоянный мониторинг фактически выполненных работ и завершенных этапов строительства, своевременно и грамотно готовил соответствующие им акты, подавал на подпись директору, отправлял на подпись заказчикам, формировал папку объекта.
Подготовил типовые формы актов и отчетных документов (в т. ч. с учетом требований руководящих документов или рекомендаций Минстроя РФ и других органов), адаптировал под специфику организации, утвердил их у директора и внедрил в работу:
Прошел в 2023 г. обучение на курсах "Управление проектами в "Microsoft Project 2021", составил графики производства работ на всех строящихся объектах.
Прошел в 2023 г. обучение на курсах "Администрирование и работа в Битрикс-24", сформировал систему "Битрикс-24" в организации, организовал и наладил работу в ней (кроме всей тематики CRM и продаж).