Обязанности и достижения:
- Заключение договоров по УрФО: аренда/субаренда, коммунальные услуги, мебель, оборудование, СМР, клининг, охрана, сувенирная продукция, печати/штампы, представительские расходы, питьевая вода, канц. товары, вендинговые аппараты и т. д.
- Поиск помещений по УрФО для размещения офисов филиалов, заключение договоров аренды, на СМР, поставку мебели и оборудования; сопровождение договорных условий после открытия офисов и т. д.;
- Обеспечение бесперебойной эксплуатации офисных зданий, инженерных систем и оборудования.
- Разработка и контроль исполнения краткосрочных и долгосрочных планов текущего и капитального ремонта, а также подготовки к сезонной эксплуатации зданий, помещений, оборудования.
- Подготовка локально-сметной документации на СМР с привлечением сметчика и других заинтересованных служб. Технический надзор при проведении ремонтных работ, претензионная работа с подрядчиком.
- Управление процессами коммунального обеспечения всех объектов (отопление, водоснабжение, канализация, вентиляция, клининг, охрана и т. д.).
- Управление арендуемыми офисами и иными помещениями УК и в филиалах по УрФО.
- Организация конкурентных переговоров с поставщиками услуг, организация и контроль договорной работы. Подготовка тендерной документации в соответствии с внутренними стандартами компании, проведение аналитики, написание тех. заданий, в т. ч. в соответствии с 44-ФЗ и 223-ФЗ.
- Руководство сотрудниками по приему и регистрации заявок Заказчика на устранение неисправностей, приему-передаче корреспонденциии, ззаказ печатей/ штампов и т. д.
- Определение потребности в материально-технических ресурсах для технического обслуживания, ремонта офисов, оборудования и т. д. Заказ ТМЦ, учет и ведению установленной отчетности, инвентаризация и списание ТМЦ.
- Административная поддержка руководства (координация деловых мероприятий/переговоров, авансовые отчеты, представительские расходы и т. д.).
- Координация служебного автотранспорта и корпоративного такси.
- Организация пожарной безопасности и охраны труда в офисе: ведение отчетной документации, эвакуационные тренировки, закуп противопожарного оборудования/ ТМЦ и т. д.
- Работа по устранению дебиторской и кредиторской задолженности, претензионный работа.
- Проведение ежемесячных платежей Контрагентам в 1С по действующим договорам, сбор закрывающих финансовых документов.
- Работа в программах: 1С:Бухгалтерия, СЭД, КонсультантПлюс и т. д.