Обязанности и достижения:
- подготовка проектов договоров, заключение, сопровождение хозяйственных и эксплуатационных договоров, согласование и заведение договоров в программе 1 С-8.3 BD Документооборот;
- работа с бухгалтерскими документами (счета, накладные, акты, авансовые отчеты, акты сверок), работа в программе 1 С-8.3 BD ERP;
- поиск и определение на конкурентной основе поставщиков материалов и услуг для обеспечения хозяйственной деятельности компании, работа в программе 1 С 8.3 -ЕСЭД Управление закупками;
поиск и работа с контрагентами по закупкам и снабжению; утилизация и реализация отходов;
- подготовка и согласование проектов приказов и писем, делопроизводство;
- работа с арендаторами (заключение договоров, формирование базы данных по арендаторам, ведение реестра входящей и исходящей документации по договорам аренды, отслеживание оплаты), подготовка предложений по оптимизации площадей, организация переездов;
- участие в подготовке годового бюджета, оптимизации и снижении затрат;
- подготовка и формирование отчетов по коммунальным платежам (электроэнергия, потребление газа, вывоз мусора, стоки и вода; оплата коммунальных платежей; учет и статистика оплаченных платежей, отчеты по затратам;
- разработка проектов положений и инструкций по пожарной безопасности и взаимодействие подразделений при возникновении пожара и ЧС;
- ведение и поддержка в актуальном состоянии архива исполнительной, разрешительной и технической документации по объекту;
- обеспечение сотрудников корпоративной мобильной связью, учет и контроль за лимитами, разработка проекта регламента об использовании служебной сотовой связи;
- хозяйственное обслуживание и контроль состояния офисов и объектов инфраструктуры, благоустройство внутренних помещений и территории, подготовка предложений по перемещению сотрудников, организация новых рабочих мест;
- обеспечение хозяйственного обслуживания и надлежащего состояния в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты зданий, в которых расположены офисные помещения;
- организация работы по обеспечению комфортных условий, чистоты и порядка в офисе, общественных помещений, прилегающей территории, контроль за работой штатных сотрудников и клининга (в подчинении уборщики внутренних помещений, дворники);
- обеспечение подразделений мебелью, хозяйственным инвентарем, канцелярией, расходными материалами и спецодеждой; организация закупок, осуществление сохранности ТМЦ, контроль за проведением своевременного ремонта, списание;
- проведение инвентаризаций;
- контроль за исправностью оборудования и помещений, организация профилактического осмотра, принятие мер для своевременного ремонта, составление дефектных ведомостей, участие в подготовке смет для текущего ремонта.
- проверка отчетной документации по выполненным подрядными организациями строительно-монтажным работам (формы КС-2, КС-3), согласно проектно-сметной документацией указанной в договорах;
- разработка таблиц, заполнение технических паспортов, учет списания расходных материалов для спецтехники.
Оптимизация затрат по корпоративной мобильной связи, в связи с переходом на новые тарифы (в 3 раза), оптимизация затрат по поставкам товаров (в связи с привлечением новых контрагентов), оптимизация численности персонала, при перераспределении участков работы.