Обязанности и достижения:
Обеспечение функционирования центрального офиса компании и вспомогательных объектов (офисных зданий и складов) в г. Киеве:
- организация работы и руководство инженерно-хозяйственной службой и охраной компании,
- разработка функциональных обязанностей подчиненным, контроль их соблюдения, табелирование их деятельности,
- участие в работе тендерного комитета компании,
- составление бюджета по основным направлениям деятельности,
- контроль соблюдения бюджетных распределений, их анализ, подготовка предложений по их оптимизации и экономии.
- координация деятельности структурных подразделений компании (строительного департамента, департамента управления корпоративных прав, бухгалтерия, департамента закупки и реализации, службы безопасности),
- постоянная работа с органами местного самоуправления (Киевгаз, Киевенерго, Киевводоканал, Киевспецтранс, управления екологии, экспертные центры…).
Инженерное направление:
- контроль за поддержанием в рабочем состоянии жизнеобеспечивающих систем компании (електро-, водо-, теплообеспечение), их обслуживание, проведение сезонных и регламентных работ,
- организация и контроль проведения ремонтных работ и работ по обслуживанию агрегатов обеспечивающих жизнедеятельность компании,
- заключение договоров с обслуживающими организациями по направлению деятельности, контроль их выполнения,
Строительное направление:
- организация и проведение ремонтных работ зданий и систем текущего и капитального характера,
- заключение договоров с подрядными та обслуживающими организациями по направлению деятельности, контроль их выполнения,
- организация и проведение тендеров полного цикла работ;
- работа с органами самоуправления;
- проведение переговоров и заключение договоров с подрядными организациями;
- составление графиков и контроль соответствия объемов, сроков и качества работ;
- правильность применения материалов, транспорта и механизмов;
складывание дефектовочной и процентовочной документации;
- работа с подрядными организациями (проверка сметной документации, графиков и актов выполнения работ, объемов, качества, применения материалов в соответствии с существующими нормативными документами и утвержденной проектной и сметной документацией);
- организация и проведение комплексных совещаний относительно хода проведения работ, внесения и утверждения коррективов, предложений, технических решений и согласований, которые влияют на темпы проведения работ;
- формирование инвестиционных бюджетов на проведение работ (месячный, квартальный, годовой).
- проверка объемов и актов выполненных подчиненных работ, ведения их учета;
- изучение причин, нарушений сроков строительства, ухудшения качества, и принятие необходимых мер, по недопущению этим нарушением.
Хозяйственное направление:
- поиск и подбор новых помещений для нужд компании, подготовка договоров аренды помещений,
- организация проведения закупки материально-технических средств (мебели, канцтоваров, офисного оборудования…), их распределение, учет, порядок использования и списания,
- проведение ежегодной инвентаризации имущества,
Административное направление:
управление, организация работы и осуществление контроля административного функционирования офиса.
- организация учета входящей и исходящей документации, ее ведение и хранение.
- обеспечение подготовки, рассмотрение и доведение документов к исполнителям.
- организация внутреннего документооборота.
- контроль за своевременной отработкой, оформлением и отправлением документации.
- организация хранения документов, робота с архивной документацией.
- оформление командировок сотрудников.