Помощник руководителя

Была больше месяца назад

175 000 ₽

37 лет (родилась 21 апреля 1988), cостоит в браке, есть дети

Москва

Занятость

полная занятость

Гражданство

Россия

Контакты

Телефон

Почта

Будут доступны после открытия

Фото, имя и контакты доступны только авторизованным пользователям

Опыт работы 12 лет и 2 месяца

- Октябрь 2021 – работает сейчас
- 4 года и 2 месяца
Помощник Генерального директора / Административный менеджер
Росбанк Страхование, Москва
Страхование Жизни
Обязанности и достижения:
• Планирование и ведение календаря Руководителя • Организация деловых поездок по России и за рубежом (визы, бронирование отелей, авиабилетов и т. д.) • Организация выездных тимбилдингов - составление программы, планирование активностей, контроль тайминга • Составление авансовых отчетов по проведенным мероприятиям • Организация личных активностей Руководителя • Организация еженедельных собраний, деловых встреч, совещаний • Сбор и контроль принятых решений для дальнейших действий, контроль исполнения поручений • Контроль и координация работы Личного водителя • Ведение пяти админ. процессов (руководство команды из трех специалистов): - Company assistance: входящие звонки, заказ пропусков, организация встреч, заказ канцелярии, перевод документов, визитки, заказ такси и прочее - Top management assistance: еженедельное составление повестки для встреч членов Правления, контроль за таймингом и за соблюдением тем повестки - Office premises management: проведение переговоров с арендодателем, организация ремонтных работ, контроль работы клининговой компании и прочие запросы - Travel management: организация командировок, встреча гостей - Event management: организация корпоративных мероприятий (200+ человек) • Ведение контрагентов в рамках админ. функций • Документооборот (прием и обработка первичной документации, договоров) • Ведение и планирование бюджета по админ. направлению • Выполнение ежеквартальных контролей по админ. процессам - Упорядочила работу в ходе совещаний Директората путем четкого выстраивания повестки, отслеживания тайминга, ведения протоколирования и осуществления контроля поручений, - Оптимизировала работу Административного отдела путем сокращения ассистентских позиций и распределением работу между тремя сотрудниками, что позволило сэкономить бюджет, - Перевезла офис в другой БЦ, что позволило сократить косты на аренду помещения, - Принимаю участие в интеграции и выстраивании Административного отдела в рамках объединенной компании.
- Июль 2020 – октябрь 2021
- 1 год и 4 месяца
Помощник руководителя / Офис-менеджер
S.C. Johnson, Москва
Производство добавок для пищевой промышленности.
Обязанности и достижения:
Помощник Генерального директора /Офис-менеджер • Полная административная поддержка Генерального директора компании (Экспат), выполнение личных поручений • Ведение календаря руководителя • Составление авансовых отчетов • Travel-поддержка Генерального директора и руководящего состава компании • Полная поддержка руководителя во время командировок, личных поездкок, составление плана путешествия • Организация выездных мероприятие, тимбилдингов • Подготовка совещаний • Подготовка презентаций по запросу руководителя • Переписка с коллегами от имени руководителя • Полное жизнеобеспечение офиса • Осуществление платежей по расходам офиса • Поиск новых поставщиков в целях снижения расходов офиса • Взаимодействие с текущими поставщиками (контроль, оплата счетов и т. д.) • Поиск решений для уменьшения расходов на жизнеобеспечение офиса, • Оптимизация затрат на корпоративную связь, продукты питания, такси, курьерские службы • Ведение бухгалтерских документов • Создание РО, осуществление контроля оплат по созданным РО • Контроль работы секретарей и уборщиц • Обучение новых секретарей на ресепшен - Улучшила качество Интернета в офисе путем переговоров с провайдерами, - Оптимизировала и обновила тарифы по мобильной связи сотрудников, что позволило сэкономить на телефонной связи, - Обновила пул поставщиков, что дало компании больший выбор и возможность экономии, - Обучила нескольких секретарей и наладила работу на ресепшен.
- Март 2019 – июль 2020
- 1 год и 5 месяцев
Ассистент специалиста по таможенному оформлению
ООО "Профиль-Евро", Москва
https://www.profile-euro.ru
Перевозки, логистика, склад, ВЭДТранспортно-логистические комплексы, порты (воздушный, водный, железнодорожный)
Обязанности и достижения:
- Взаимодействие и полное клиентов компании по вопросам таможенного оформления; - Взаимодействие и решение вопросов с поставщиками, транспортными компаниями, в том числе, на английском языке; - Проверка, проработка и формирование полного пакета документов для проведения таможенного оформления грузов; - Подбор кодов ТН ВЭД; - Определение мер нетарифного регулирования, расчет таможенных платежей; - Подготовка декларации на товары в программе Альта; - Взаимодействие с СВХ; - Взаимодействие с таможенными органами - Выставление счетов в программе 1С
- Октябрь 2017 – март 2019
- 1 год и 6 месяцев
Помощник руководителя
Профиль-Евро
http://www.profile-euro.ru
Обязанности и достижения:
- Полная административная поддержка руководителя и ТОП-менеджеров компании; - Обработка поступающих на подпись документов; - Составление обращений к сотрудникам компании от имени Генерального директора; - Протоколирование совещаний; - Полная подготовка к корпоративным мероприятиям компании- организация корпоративов, поздравлений клиентов компании, сотрудников компании, покупка подарков на крупные праздники; - Обработка входящей/исходящей корреспонденции, работа с курьерами компании и курьерскими службами; - Заказ пропусков для въезда на территорию организации, заказ такси, трансфера, гостиниц для сотрудников компании; - Постоянное взаимодействие с бухгалтерией по вопросам оплат билетов/гостиниц/личных заказов руководителя. Взаимодействие с бухгалтерией во время подготовки к крупным мероприятиям; - Переводы с/на английский язык, деловое общение на английском. - Организация встреч для руководителей; - Планирование рабочего дня Руководителя; - Полная Trevel поддержка Руководителя; - Выполнение личных поручений Руководителя; - Курирование и контроль исполнения поручений руководителя: - Документооборот, деловая переписка, прием телефонных звонков, выполнение поручений руководства; - Встреча гостей.
- Май 2015 – октябрь 2017
- 2 года и 6 месяцев
Офис-менеджер
Advantech Co Ltd, Москва
Обязанности и достижения:
- Прием, распределение и регистрация входящих звонков; прием и отправление почты и корреспонденции; - Ведение и хранение первичной бухгалтерской документации; - Работа со страховыми компаниями (поиск наиболее выгодной, заключение договора, продление договора, решение вопросов с компанией); - Ведение кадрового учета (ведение документов по новым сотрудникам, подписания дополнительных соглашений, оформление на работу, ведение трудовых книжек, подготовка документов на увольнение); - Контроль клининговой службы; - Заказ такси для сотрудников компании; - Контроль за имуществом офиса; - Работа с курьерами и службами доставки; - Административная поддержка экспатов; - Встреча гостей (чай/кофе); - Обеспечение жизнедеятельности офиса; - Travel - поддержка (покупка билетов, бронирование гостиниц, такси), передача отчетов по поездке бухгалтеру; - Работа в онлайн-банке: начисление заработной платы, составления банковских платежей по счетам и отправка на авторизацию в головной офис; - Ежемесячное отправление бухгалтеру выписок из банка и информации по остаткам средств; - Составление ежемесячных отчетов по расходам офиса на английском языке и отправка в головной офис; - Переписка/общение с головным офисом (строго на английском языке); - Работа с кадровыми агентствами при открытии вакансий; - Помощь менеджеру по маркетингу в проведении мероприятий; - Общение с сотрудниками банка и передача информации в головной офис; - Общение с юристом по вопросу аккредитации/регистрации представительства; - Общение и решение возникающих вопросов с арендодателем офиса.
- Август 2013 – февраль 2015
- 1 год и 7 месяцев
Секретарь офиса
Volvo Trucks Russia
https://www.volvogroup.ru
Обязанности и достижения:
- Прием и распределение звонков, работа с мини - АТС; - Прием, регистрация и обработка входящей и исходящей почты; - Техническая работа с документацией (сканирование, копирование, отправка писем); - Контактирование и решение вопросов с курьерскими службами (TNT, DHL); - Заказ такси и отслеживание выполнения заказа / коммуникация с коллегами и поставщиками услуг по такси; - Заказ канцелярии, расходных материалов, питания в офис, работа с программой EBD, частые коммуникации с поставщиками услуг по поводу заказов, доставки и ежемесячных отчетов; - Ежемесячное выполнение отчетов по расходам компании (Прагматик, IBF, SKB, ТНТ - экспресс, DHL, Парковки); - Переводы с русского на английский / с английского на русский документации для коллег, рассылка переводов коллегам; - Ведение деловой переписки с коллегами, поставщиками услуг, клиентами, в том числе на английском языке; - Эффективная коммуникация с различными отделами компании; - Заказ пропусков для посетителей, встречи посетителей (в том числе и иностранных), организация приемов и встреч с гостями и партнерами компании; - Общение с первыми лицами компании; - Обучение новых сотрудников на ресепшн.

Образование

- Высшее образование
- Дневная/Очная
- 2012
Национальный исследовательский Саратовский государственный университет имени Н.Г.Чернышевского
Факультет: Иностранных языков
Специальность: Учитель английского языка

Обо мне

Дополнительные сведения:

Ответственная, пунктуальная, коммуникабельная, умею решать проблемы, работать в режиме многозадачности, активна, легко обучаюсь. Открыта ко всему новому, позитивно настроена. Могу найти общий язык с разными людьми. Стрессоустойчива, старательна, вредных привычек не имею. Владение программами: Альта, Артикул, Заполнитель, 1С, Microsoft Office, Outlook, Excel.