Помощник руководителя, офис-менеджер

Была больше месяца назад

80 000 ₽

30 лет (родилась 31 января 1995)

Москва

Занятость

полная занятость

Гражданство

Россия

Контакты

Телефон

Почта

Будут доступны после открытия

Фото, имя и контакты доступны только авторизованным пользователям

Опыт работы 3 года и 9 месяцев

- Август 2020 – июль 2021
- 1 год
Помощник генерального директора с функциями офис-менеджера
АО "ГИС"/ ГК РОСТЕХ (IT)
Обязанности и достижения:
- Делопроизводство, документооборот, архив. - Обеспечение входящих и исходящих звонков, организация конференц- (многосторонних) звонков, собраний руководителя. - Протоколирование собраний, деловых встреч. - Ведение и контроль реестра по задачам и планам. - Учет и распределение поступающей информации, касающейся руководителя, своевременная передача документов, сообщений и информации. - Осуществление технической помощи. - Планирование, координация и ведение рабочего графика: организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований; ведение и корректирование рабочего календаря. - Ведение телефонной и информационной базы (контакты, дни рождения коллег). - Организация приема посетителей и сотрудников. - Отслеживание поступления документов, корреспонденции и печатных изданий, своевременная их передача. - Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции (документы, письма, факсы, письма по электронной почте). - Составление и редактирование деловых писем. - Контроль сохранности документов, соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации. - Опыт руководства коллективом: делопроизводитель, уборщица, водитель, курьер + домашний персонал (уборщица, повар), приём на работу, адаптация, ведение графика работы, распределение обязанностей, контроль качества исполнения задач. - Планирование бюджета и покупка продуктов, хозяйственных товаров, мебели, оплата счетов и пр. для нужд руководителя дома и в офисе. - Отчеты и аналитика по заданным параметрам. - Тревел поддержка. - Работа с секретной документацией (оформление допуска к государственной тайне). - Ежемесячное формирование реестров на премирование сотрудников. - Оформление топливных/бизнес карт сотрудников; организация корпоративной мобильной связи, обеспечение парковрчных мест. - Обеспечение отделов всеми необходимыми материалами, продуктами, канцелярией, инструментами и мебелью. - Ежемесячное отслеживание оплаты: телефонии, интернета, аренды + коммунальных платежей. - Ежедневный контроль технического и уборочного обслуживания офиса. - Поиск и привлечение учебных заведений/студентов к сотрудничеству. Прохождения ими практики на базе Компании. - Взаимодействие с ресурсоснабжающими организациями. - Организация и проведение корпоративных мероприятий. - Помощь кадровому специалисту в оформлении новых сотрудников, оформление постоянных пропусков, подготовка рабочего места, ведение табеля рабочего времени, внесение записей в ТК, оформление справок, копий по запросу сотрудников).
- Май 2018 – июль 2020
- 2 года и 3 месяца
Секретарь-референт
"ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫЙ СТАНДАРТ"
Обязанности и достижения:
- Работа с мини АТС; консультация клиентов по вопросу услуг. - Полное ведение документооборота/ делопроизводства и архива компании с "нуля". - Опыт управления (4 секретаря, 4 курьера, 4 водителя), контроль исполнения обязанностей согласно разработанными мною регламентам и инструкциям. - Частичное кадровое делопроизводство (поиск/оформление/увольнение сотрудников, заполнение ТК, ведение журналов по ТБ, ПБ). - Ассестирование отделу бухгалтерии (помощь в подаче документов, запрос необходимых документов от контрагентов и поставщиков). - Ведение кассы (прием оплаты/ открытие и закрытие смены/отчеты). - Выполнение поручений от состава руководителей (4 чел.). - Протоколирование совещаний. - Тravel-поддержка сотрудников компании по России. - Взаимодействие с курьерскими службами. - Взаимодействие с арендатором по вопросам ТО и УО, пролонгация договоров аренды, контроль договорных обязательств. - Работа с поставщиками, (переговоры/заключение договоров). - Распределение бюджета по вверенной мне части. - Авансовые отчеты. - Контроль чистоты офиса и исправности техники. - Помощь в организации корпоративных мероприятий. - Работа на тендерных площадках. - Выдача удостоверений.
- Август 2017 – январь 2018
- 6 месяцев
Секретарь-референт
БЦ Саммит (ГК АНД)
Обязанности и достижения:
- Работа в приемной Генерального директора. - Прием входящий звонков (мини АТС). - Работа входящей/исходящей документацией. - Делопроизводство. - Контроль порядка в офисе. - Выполнение личных поручений руководителя. - Взаимодействие с бухгалтерией. - Отслеживание дебиторской задолженности и предоставление отчетов.

Образование

- Высшее образование
- 2019
Московский университет им. С.Ю. Витте, Москва
Факультет: Менеджмент
Специальность: Специалист по туризму
- Высшее образование
- 2019
ООО МУЦ ДПО "Образовательный стандарт"
Факультет: Управление
Специальность: Управление персоналом
- Высшее образование
- 2014
Московский технологический колледж
Факультет: Менеджмент
Специальность: Специалист по туризму

Обо мне

Дополнительные сведения:

Работу выполняю быстро. Не впадаю в ступор. В общих чертах я ответственный и уравновешенный человек. Предпочитаю выработанную и четкую систему действий. Несу ответственность за принятые мною решения. Бронирование билетов, Бронирование гостиниц, Закупка товаров и услуг, Обеспечение жизнедеятельности офиса, Организация мероприятий, Закупка мебели, Закупка оргтехники и оборудования, Закупка рекламных материалов, Управление документооборотом, Организация рабочих мест, MS Outlook, Прием и распределение телефонных звонков, Пользователь ПК, Документооборот, Административная поддержка руководителя, Прием посетителей, Деловое общение, Работа в команде, Организация совещаний, MS Word, MS Excel, Получение федеральных лицензий, Ведение переписки, Организация офисного переезда, Заказ такси, Мини-АТС