Обязанности и достижения:
Ассистентский блок:
• Планирование деловых встреч/графика руководителя
• Выполнение личных поручений руководителя: покупка товаров, поиск информации и др.
• Контроль исполнения поручений руководителя.
• Бизнес-поддержка руководителя, составление отчетов, подготовка аналитических обзоров. Работа в программах Excel, 1С
• Представление интересов руководителя перед Заказчиком в момент его отсутствия.
• Выбор и покупка подарков к дням рождения и другим праздникам для партнеров.
• Поиск временного персонала на проект: ввод в должность, контроль работы.
• Организация и контроль отдела секретариата, документооборота. Постановка задач, планирование работы отдела.
• Участие во внутренних совещаниях: протоколирование, перевод в задачи, назначение ответственных исполнитель, контроль исполнения, как следствие закрытие задачи, путем предоставления отчета перед руководителем.
Административный координатор:
• Административная поддержка офиса (обработка входящих звонков, получение и отправка корреспонденции).
• Взаимодействие с поставщиками услуг (курьерские и почтовые службы, аутсорсинговые компании). • Поиск новых поставщиков при необходимости.
• Travel поддержка сотрудников и руководителей.
• Взаимодействие с внутренними подразделениями компании, в т. ч. с финансами, HR.
• Подготовка еженедельных, ежемесячных отчетов.
• Обеспечение офиса
• Формирование бюджета для текущих административных расходов
• Проверка финансовой отчетности, предоставляемой руководителю.
• Сверка с подрядчиками: выявление ошибок, неточностей
• Решение нестандартных задач.