Обязанности и достижения:
- осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора и его заместителей учреждения
- прием поступающей на рассмотрение руководства корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
- контроль качества подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, которые представляются на подпись руководству организации
- ведение делопроизводства, выполнение различных операций с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
- прием документов и личных заявлений на подпись руководителя предприятия. подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя. правильное оформление подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивание качественного их редактирования;
- проведение телефонных переговоров руководителя, запись в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержания,
- передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы;
- составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем.
- выполнение работ по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация),
- ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний;
- контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.
- организует рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе.
- контроль использования объема трафика сотовой связи, предоставляемый работникам для выполнения ими своих должностных обязанностей, а также своевременную оплату за использование корпоративной мобильной и стационарной связи.
- прием посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
- формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивание их сохранности и в установленные сроки сдачи в архив.
- своевременная обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, ее регистрация, доставка по назначению или на почтовое отделение;
- прием, регистрация и необходимое обслуживание делегаций и лиц, прибывших в/из служебных командировок с целью трудоустройства на предприятие, оформление необходимых командировочных документов.