Обязанности и достижения:
Организовала подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса, руководила работниками офиса (курьерами, уборщицами, водителями), распределяла обязанности между ними, осуществляла контроль за соблюдением работниками офиса установленных стандартов одежды и офисного внешнего вида, разрабатывала и вела бюджет расходов на офисные нужды. организовала обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализировала и определяла потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляла планы на канцтовары, расходные материалы и др., проверяла наличие канцтоваров и расходных материалов; анализировала предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивала размещение заказа у поставщиков).
Определяла порядок получения товарно-материальных ценностей, оформляла доверенности, организовала платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформляла платежные документы.
Организовала:
— встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;
Вела деловую корреспонденцию (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет деловую переписку, обеспечивала рассылку необходимых материалов.
Осуществляла инвентаризацию хозяйства офиса.
Осуществляла контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляла распорядок работы офиса, контролировала его соблюдение, вела учет нарушений, анализировала причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины) и координировала завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.).