Обязанности и достижения:
- Прием и переадресация телефонных звонков, организация телефонных переговоров руководителей.
- Организация встреч. Осуществление работы по подготовке заседаний и совещаний.
- Прием иностранных гостей, составление писем и ведение переписки с иностранными партнерами компании. Перевод документов на/с английского языка.
- Проведение тестирований на знание английского языка на собеседованиях.
- Организация служебных командировок, заказ билетов, бронирование гостиниц, визовая поддержка, оформление необходимых для командировки документов.
- Регистрация и координация входящей и исходящей корреспонденции. Работа с курьерскими службами.
- Подготовка служебных материалов и доведение их до сведения соответствующих сотрудников.
- Формирование пакета документов на подпись руководителя Компании, отслеживание правильности подписания этих документов.
- Подготовка приказов и положений компании.
- Выполнение поручений руководителей подразделения. Поиск и анализ необходимой информации.
- Проведение анализа расходов, связанных с командировками, закупкой товаров и иными расходами в подразделении, проведение мониторинга поставщиков товаров и услуг.
- Предоставление предложений по оптимизации работы, по смене поставщиков услуг, смене лимитов на расходы, проведение тендеров, заключение договоров с новыми поставщиками товаров и услуг.
- Координация работы водителя и курьера компании. Работа со службами такси.
- Составление отчетов. Работа с первичными бухгалтерскими документами.
- Взаимодействие с арендодателем.
- Жизнеобеспечение офиса. Заказ канцелярии и хоз.товаров. Заказ воды, кофе.
- Обучение временных и новых секретарей.