Персональный ассистент генерального директора

Была на этой неделе

300 000 ₽

36 лет (родилась 12 октября 1989), не состоит в браке, детей нет

Москва

Занятость

полная занятость

Гражданство

Россия

Контакты

Телефон

Почта

Будут доступны после открытия

Профессиональные навыки

Бизнес-планирование
Стратегический анализ
Стрессоустойчивость, быстро учусь, желание работать,
Стремление к развитию и профессиональному росту
Многозадачность, умение расставлять приоритеты и контролировать выполнение задач
Многозадачность, работа с большим объемом информации
результативно планировать и организовывать работу
Ответственность и исполнительность
Интуитивное мышление
Создание и сплоченность коллектива
Показать еще

Фото, имя и контакты доступны только авторизованным пользователям

Опыт работы 18 лет и 6 месяцев

- Август 2018 – работает сейчас
- 7 лет и 4 месяца
Заместитель генерального директора / Помощник руководителя
ИП Мартынов Е.В., Москва
Обязанности и достижения:
Стратегическое развитие: • Участвовала в разработке долгосрочных планов компании, включая бизнес-планирование и стратегию, что способствовало повышению эффективности управления. Оптимизация процессов: • Внедрила систему контроля исполнения распоряжений, сократив сроки выполнения задач на 20%. Работа с партнерами: • Наладила долгосрочные отношения с ключевыми контрагентами, уменьшив объем расторжения договоров на 30%. Управление документацией: • Автоматизировала документооборот, сократив время на обработку документов на 25%. Организационная эффективность: • Оптимизировала рабочие процессы руководителей, сократив временные затраты на административные задачи на 40%. Управление проектами: • Запуск и продвижение проекта «с нуля» - разработала маркетинговую стратегию, создала сайт и соцсети. Привлечение и контроль подрядчиков, увеличила охват аудитории более чем на 50% и получила необходимый результат для заказчика. • Координировала строительные и дизайнерские работы по элитной недвижимости, соблюдая сроки и бюджет. Travel-поддержка: • Организовал более 70+ поездок для руководства и сотрудников без накладок. Финансовая отчетность: Наладила систему учета личных и корпоративных расходов, обеспечив контроль и оптимизацию сводных таблиц. Как персональный ассистент: 1.Административная и офисная поддержка: • Организация рабочего дня руководителей (календарь, встречи, переговоры, совещания, ведение личного календаря, согласование офлайн/онлайн встреч, zoom, ведение и пополнение личной базы контактов) • Административная и информационная поддержка (24/7) • Выстраивание коммуникации между руководителем и структурными подразделениями/третьими лицами для обеспечения выполнения поручений заказчика • Координация работы команды руководителя, контроль выполнения поручений и соблюдения сроков выполнения исполнителями поставленных задач • Подготовка к совещанию (в том числе контроль качества и уровня подготовки презент. материалов итд), встреча гостей и подрядчиков • Ведение документооборота, подготовка договоров, актов, отчетности. • Контроль АХО: работа с поставщиками, IT-поддержка, логистика, канцелярия. • Организация корпоративных мероприятий. • Работа с Госуслугами Руководителя и семьи, кабинет налогоплательщика • Поиск персонала и проведение собеседований, курирование новых сотрудников (испытательный срок) • Формирование бюджета, ведение финансовой отчетности • Работа в программах Keynote, Microsoft office, Google-ресурсы 2.Личная поддержка руководителя и семьи: • Исполнение всех личных поручений руководителя, family office - ·сопровождение руководителя на всех мероприятиях, организация выполнения медицинский назначений и рекомендаций врачей на ежедневной основе и медицинские вопросы, (лекарства/бады/уколы/капельницы/процедуры в клиниках/диета/ занятия с тренерами). Контроль всех образовательных программ/платформ/курсов, где обучается руководитель, связь с кураторами, составление графика занятий с индивидуальными коучами. Контроль выполнения задач руководителя, поставленных его контрагентами. • Полное travel-сопровождение (служебные командировки и личные поездки -билеты, отели, транспорт) - покупка авиа и жд билетов, бронь отелей, ресторанов, организация мероприятий, логистика оптимального маршрута путешествия, составление плана/маршрута на каждый день пребывания. Визовая поддержка (самостоятельное заполнение анкет, подготовка пакетов документов для руководителя, членов семьи, бизнес партнеров, сопровождение в визовых центрах, получение готовых документов. • Управление личным расписанием, организация мероприятий и подарков - организация праздников, выполнение заданий family office, отслеживание календаря дней рождений партнеров и друзей, организация выездных мероприятий (кейтеринг, концерты звезд, анимация, лекции) Бронирование ресторанов, покупка билетов в театры/музеи/концерты, еженедельный заказ цветов (vip уровень), заказ пошива костюмов и обуви, косметики, одежды, помощь в обустройстве дома, организация ремонт. • Управление работой АХО - коммуникация с арендаторами, контрагентами, ЧОП, провайдерами, клининговыми компаниями, личный персонал и подрядные организации. • Управление, подбор и контроль персоналом - формирование команды, взаимодействие со всеми, подбор домашнего персонала (гувернантки, водители, садовники, повара и др.); Контроль закупки продуктов – 70% потребления, организация ежедневного питания руководителя, заказ продуктов, подарков, цветов. Составление меню руководителя, подготовка и организация деловых приёмов руководителя (бизнес-завтраков, бизнес-ланчей), встреча гостей. • Ведение дом. бухгалтерии - контроль cash flow, оплата счетов, штрафов, страховок, ЖКХ. Ведение отчетности по тратам водителей, домашнего персонала офлайн/онлайн покупки, отчетность по тратам личных средств руководителя, отправка почты, посылок. 3.Недвижимость – управление текущими объектами, поиск новых, курирование стройки Управление недвижимостью (Москва, МО, Сочи,): взаимодействие с ЖКХ, подрядчиками, дизайнерами Сводная опыта • Участие в разработке стратегии компании, бизнес-планировании и кадровой политике. • Координация взаимодействий между подразделениями, контроль исполнения решений Руководства. • Провожу переговоры с партнерами, обеспечивая долгосрочные деловые отношения. • Анализирую финансовые показатели, оптимизирую расходы, искала внутренние резервы для роста эффективности. ·Готовлю отчеты для учредителей, информирую о состоянии бизнеса.• Умение принимать самостоятельные решения без указаний руководителя • Быстрая реакция в решении сложных вопросов • Умение работать с конфиденциальной информацией • Умение находить решение в любой ситуации; • Умение вести официальную деловую переписку и выстраивать коммуникации с людьми любого уровня, умение работать в команде; • Навыки аналитической работы; • Работа с большим объемом информации; • Уверенный пользователь MS Office: Word, Excel, Power Point, Outlook, 1С-Документоборот.
- Март 2018 – август 2018
- 6 месяцев
Офис-менеджер / Помощник руководителя / Секретарь
ООО Защита и Забота, Дельфин, Москва
Обязанности и достижения:
• Административно-хозяйственное обеспечение офиса; • Организация встреч, приема, регистрации и необходимого обслуживания визитеров, гостей, партнеров; • Выполнение отдельных поручений руководителя; • Полная Trevel-поддержка руководителей и сотрудников (покупка авиа и Ж/Д билетов, бронирование отелей, аренда АМ, заказ такси, как в РФ, так и заграницей) • Помощь отделам в организации тренингов, бизнес встреч с фуршетами, праздников и корпоративных мероприятий • Решение административных вопросов с Арендодателем. • Организация документооборота Компании, • Распределение документов между отделами Компании, регистрация поступающих документов, обновление информационного ресурса, работа в 1С, • Оформление приказов, командировочных документов, подготовка авансовых отчетов по командировкам и расходам Генерального и Финансового директоров. • Взаимодействие с типографиями по полиграфии для сотрудников. • Оперативный поиск в сети Интернет, • Работа с оргтехникой, • Прием и распределение звонков • Ведение деловой переписки с поставщиками, • Работа с курьерскими услугами, • Почта России - корреспонденция; • Руководство работниками и контроль исполнения задач (2 курьера и уборщица). • Организация дизайнерского оформления офиса, контроль чистоты и порядка в офисе. • Координирование работы между отделами.
- Июнь 2015 – март 2018
- 2 года и 10 месяцев
Офис-менеджер / Помощник руководителя / Секретарь
ООО "ТопСтрит", Москва
http://www.realty4sale.ru
Строительство, Development
Обязанности и достижения:
Исполнение поручений Генерального директора и Руководителей Проектов (РП), такие как: • Ведение электронного документооборота и согласование между подразделениями (эл. почта, Финград, Pyrus и др.) • Подготовка документов по запросу, формирование пакета документов для контролирующих /лицензирующих организаций и РП. • Подготовка отчетов (отчёт по офисной техники, отчет по затратам на компенсацию проезда сотрудникам, отчетность по затратам на содержание офиса и др.) • Выполнения ежедневных поручений: - обеспечение жизнедеятельности офиса, - помощь коллегам в подготовке задач. - осуществление коммуникаций между отделами - приём и сортировка звонков мини-АТС входящие и исходящие, - работа с оргтехникой, - координация документооборота между отделами - поддержка чистоты офиса, - работа с Outlook (контроль встреч, бронирование 2 переговорных), - организация встречи приема гостей, обеспечение комфорта, вчт. VIP (напитки, подготовка переговорных) - trevel-поддержка сотрудникам. - деловая переписка с АРД и поставщиками - входящая и исходящая корреспонденция (газеты, письма, журналы, посылки) • Курирование четырех офисов компании: - продажа/покупка мебели для офисных помещений; - планирование и организация рабочих мест в открывающихся офисах; - организация снабжения (канцелярия, вода, бытовая техника, расходные материалы для персонала и др.); - контроль исправности офисной техники, климатической, бытовой (ведение сервисных договоров, контроль обслуживания и др.); - организация ремонтных работ при необходимости; - организация переездов. - консультирование адаптация для сотрудников • Помощь эксплуатационному отделу по части: - сортировка счетов ЖКХ по объектам недвижимости (более 100); - сбор и сведение показаний счетчиков объектов недвижимости для "Мосэнергосбыт". - работа с ключами по объектам (более 100) - своевременное обеспечение услугами ремонта. • Помощь отделу персонала по части: - ведение УРВ работников компании - адаптация сотрудников - постановка и контроль выполнения задач для секретариата, курьерской службы и клининга • Помощь брокерскому отделу по части: - первичная консультация клиентов в телефонном режиме в отсутствие сотрудников отдела и передача данных/запросов от клиентов. • Выполнение обязанностей ассистента генерального директора компании: - ведение календаря встреч и совещаний; - контроль и выполнения задач блоков - подготовка презентаций; - обеспечение комфортных условий для работы в офисе; - Trevel-поддержка генерального директора и его членов семьи; - отчетность по домашнему персоналу. - личные поручения • Осуществление подмены сотрудников (офис-менеджер, HR, Ассистент Генерального директора)
- Ноябрь 2014 – май 2015
- 7 месяцев
Помощник руководителя-Управляющий салона
ИП Белопольская М.В., Москва
Салон красоты
Обязанности и достижения:
• Планирование рабочего дня, встреч, переговоров. • Телефонные звонки, мини-АТС, сканирование, отправка. • Ведение календаря. • Встреча гостей, чай/ кофе. • Взаимодействие с бухгалтером, контролирование оплаты счетов. • Административная, информационная, исполнительная поддержка работы директора и салона. • Ведение базы контактов руководителя, дней рождения, памятных дат. • Обработка входящей\исходящей Документации, хранение и архивирование, оформление различного рода документов, деловая переписка. • Заключение и составление договоров. • Ведение контроля исполнения поручений директора. • Заполнения листа прихода и расхода. • Контролирование персонала и составление графика посещения сотрудников. • Заказ расходных материалов. • Переговоры с партнера и поставщиками. • Ведение соц. сетей и разработка стратегической рекламы салона. • Выполнение личных поручений (планирование выходных дней и поручений связанных с семьей) • Обеспечение жизнедеятельности салона (заказ канц. товаров, воды, продуктов и т. д.) • Работа в режиме многозадачности 24\7, без выходных, решение любых вопросов.
- Июнь 2007 – ноябрь 2014
- 7 лет и 6 месяцев
Менеджер по продажам
Сообщество Эн-Би-Зэт, ООО, Москва
http://nbz.ru
Обязанности и достижения:
С 06.2008 принята на должность секретаря Должностные обязанности: • Работа по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя. • Принятие входящих звонков, фиксация и передача служебной информации руководящему составу. • Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя. • Организация и встреча заказчиков (чай / кофе). • Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача их в архив. • Организация командировки руководителя: заказ авиа- и ж\д билетов, бронирование гостиниц. • Выполнение отдельных служебных поручений своего непосредственного руководителя. с 01.2011 переведена на должность менеджера, Должностные обязанности и приобретенные навыки: • координирование и перемещение товара, как логист и продавец, приём входящих заявок, • работа с холодными звонками • работа с теплой базой данных, • составление коммерческих предложений. • консультация, подбор оборудования и лицензий • оформление первичной документации (счета, накладные, счета-фактуры). • составление Договоров купли-продажи и Сублицензионных договоров • оформление документов согласно тендерный контрактам и Государственным договорам. • сбор актов и договоров для налоговой отчетности • контроль и координация взаимодействия работы между отделами • работа в режиме многозадачности, оперативно выполнять поручения, взаимодействовать с другими подразделениями; • знание основ делового этикета (общение по телефону, прием посетителей, деловая переписка) презентабельная внешность, деловой стиль одежды • отличные коммуникативные навыки, вежливость, доброжелательность, корректность, стрессоустойчивость • высокий уровень самоорганизации, пунктуальность, ответственность, оперативность, исполнительность, внимательность, аккуратность • инициативность, активность нацеленность на результат • желание работать, расти и развиваться профессионально • умение самостоятельно принимать решения и быстро ориентироваться в ситуации • Готовность к напряженному темпу работы в режиме многозадачности и с большими объемами информации

Образование

- Высшее образование
- Очно-заочная
- 2017
Московский политехнический университе
Факультет: Экономики
Специальность: Менеджмент, управление малым бизнесом

Обо мне

Дополнительные сведения:

Сильные стороны • Проактивность – умение принимать решения без прямых указаний. • Многозадачность – работа с большими объемами информации и задач. • Гибкость – быстрая адаптация к изменениям и нестандартным ситуациям. • Диспетчеризация – эффективное планирование времени и ресурсов. • Конфиденциальность – работа с приватными данными, сохранение конфиденциальности информации • Решение задач любой сложности, умение договориться с людьми и решить поставленную задачу в свою пользу, даже если это кажется невозможным Личные стороны Коммуникабельность, высокий эмоциональный интеллект, стрессоустойчивость, высокая скорость принятия решения и ответственность за них, самоорганизованность и надежность Презентабельный внешний вид, деловой стиль одежды. Позитивность, энергичность, проактивность. Развитые коммуникативные навыки: грамотная устная и письменная речь. Способность быстро адаптироваться к изменениям графика и эффективно справляться с многозадачностью. Стрессоустойчивость, неконфликтность. Владение Windows и macOS, уверенный пользователь Microsoft Office. Умение корректно обращаться с конфиденциальной информацией. Отличный тайм-менеджмент и высокая самоорганизация Отличный вкус и стиль Умение работать в многозадачном режиме, Управленческие и организаторские навыки. Умение ставить задачи и контролировать исполнение, а также решать задачи лично, не привлекая сотрудников. Сильно развит перфекционизм, как педантичность, так и дипломатия, с напористостью. Смелая, решительная, старательная, рассудительная, прямолинейная, щедрая. Четкая дикция, грамотная устная и письменная речь; Сильная энергетика, позитивная и жизнерадостная. Работаю на результат. Не курю, не пью, больше за спорт, развиваю блог

Иностранные языки

Английский язык — технический

Фото, имя и контакты доступны только авторизованным пользователям

Похожие резюмеВсе 130 617 похожих резюме

Обновлено 6 сентября

Помощник генерального директора / Персональный ассистент / Бизнес-ассистент / Помощник руководителяз/п не указана

Последнее место работы (8 лет и 4 мес.)Персональный ассистент старшего вице-президента, руководителя кластераИюль 2017 – работает сейчас

Обновлено 16 июня

Персональный ассистент генерального директора45 000 ₽

Последнее место работы (12 лет и 5 мес.)ПереводчикИюнь 2013 – работает сейчас

Обновлено 15 июля

Персональный ассистент генерального директора90 000 ₽

Последнее место работы (5 мес.)Помощник руководителяСентябрь 2024 – февраль 2025

Обновлено в 17:15

Преподаватель РКИ, ассистент, методист без о/рз/п не указана

Последнее место работы (3 года и 5 мес.)Специалист по антидопингуАпрель 2022 – сентябрь 2025

Обновлено в 0:22

Помощник менеджера / Офис-менеджер50 000 ₽

Последнее место работы (7 мес.)АдминистраторДекабрь 2020 – июль 2021

Обновлено 13 ноября

Экономист, помощник руководителяз/п не указана

Последнее место работы (2 года и 8 мес.)Ведущий специалист-эксперт группы по работе с обращениями граждан, застрахованных лиц и страхователейОктябрь 2022 – июнь 2025

Обновлено 18 ноября