Персональный ассистент / Офис-менеджер / администратор / секретарь / переводчик / Визовый специалист, ассистент преподавателя английского языка

Была больше месяца назад

По договорённости

45 лет (родилась 16 марта 1980), не состоит в браке, детей нет

Москва

Чертановская

Занятость

не указано

Гражданство

Россия

Контакты

Телефон

Почта

Будут доступны после открытия

Фото, имя и контакты доступны только авторизованным пользователям

Опыт работы 12 лет и 2 месяца

- Январь 2017 – август 2019
- 2 года и 8 месяцев
Секретарь консульского отдела с английским языком
Посольство Народной Республики Бангладеш, Москва
https://www.bangladeshembassy.ru
Дипломатическое представительство (орган аккредитующего государства, учрежденный на территории государства пребывания для поддержания дипломатических отношений между ними)
Обязанности и достижения:
Приём, распределение телефонных звонков (на английском языке в том числе) консульский отдел, торговый отдел, военный отдел и дт. Консультирование по визовым вопросам по телефону (какие документы необходимо подать, в какие сроки, стоимость услуги). Обработка корреспонденции (корпоративная почта, Почта России, курьерские службы) Взаимосвязь с курьерами других посольств и организаций, Взаимосвязь с водителями посольства (дипломатическая почта, поездки в другие посольства, аэропорты, гостиницы) встречи сопровождения делегаций. Сотрудничество с уборщицами, помощниками на кухне, посудомойщицами, официантками. Взаимодействие с секретарями других отделов посольства: коммерческий отдел (торговый), военный отдел. С секретарями консула и посла. В отсутствии наличия свободного водителя доставка документов в МИД в Экспедицию для Консульского отдела. (оформление документов, виз, пригласительных писем, паспортов для дипломатов и их семей, а также для сотрудников посольства). Приём пакета документов на визу (консультирование, предоставление бланков, форм, помощь в переводе при общении подающих на визу и сотрудника консульского отдела гражданина Бангладеш). Приём документов на аккредитацию от различных компаний собирающихся открыть филиал в Бангладеш. Переводы: переводы писем и таблиц необходимых для отчётности перевод сертификатов: - Birth Sertificate - Свидетельство о рождении - N.O.C. Sertificate - No Objection Sertificate Сертификат об отсутствии возражений - Name Sertificate - Именной Сертификат (изменение имени - P. C.C. Sertificate - Police Criminal - Сертификат об отсутствии судимости - Marital Status Sertificate (Marriage / Divorce) Сертификат о Семейном положении (Брак / развод) - Education Sertificate - Сертификат об Образовании Подготовка документов для налоговой для дипломатов посольства (чеки, авансовые отчёты) Помощь Мадам (супруге посла) в организации благотворительных мероприятий таких как Зимний Благотворительный Базар (Winter's Bazaar) с участием Международного Женского Клуба (International Women's Club) президентом которого супруга посла является. Участие в национальных праздниках (организация порядка, присмотр за детьми, заказ такси, решение вопросов по обстоятельствам). Помощь в коммуникации с органами правоохранения, охраной, полицией, сотрудниками ФМС и УФСИН. Взаимосвязь с арендодателями (Глав УПДК - ГорГаз, с вентиляционщики, электрики, пожарники, обслуживание и ремонт дверей, замена магнитных ключей и карточек а так же электронных считывателей.) Выполнение иных поручений руководства. Соблюдение внутреннего распорядка.
- Сентябрь 2014 – декабрь 2016
- 2 года и 4 месяца
Офис-менеджер (с английским языком)
ООО "БЕКАР", Москва
Обязанности и достижения:
Обязанности: Прием и переадресация телефонных звонков (мини АТС); заказ пропусков посетителям через пункт охраны; встреча посетителей (подача кофе/чая); входящая/исходящая корреспонденция (регистрация); прием/отправка факсов; ведение электронного документооборота; прием документов и регистрация в книге корреспонденции; подготовка почтовой корреспонденции к отправке; прием/регистрация корреспонденции от курьеров; подготовка переговорных к началу встречи; взаимодействие с курьерами (в сфере передачи документов); оформление доверенностей на получение материальных ценностей и документов; составление/оформление официальных писем на бланке компании; взаимодействие со службами арендодателя (прием/передача писем, счетов, актов, информационных писем, прочих документов); обеспечение технической подготовки командировок сотрудников офиса (заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц, заказ трансфера и т. д.); организация конференций (заказ питания, поиск помещения, формирование рекламных материалов); организация и контроль работы служб, обеспечивающих функционирование офиса (уборка, видео наблюдение, коммунальные слуги, вентиляция, ремонт и т. п.); контроль за наличием канцелярских, хозяйственных товаров, продуктов; выполнение поручений генерального директора Контроль работы уборщицы. Причина ухода - сокращение штата
- Август 2012 – август 2014
- 2 года и 1 месяц
Офис-менеджер (с английским языком)
JC design, Москва
Мебель из Англии, Вьетнама
Обязанности и достижения:
Обязанности Прием и переадресация входящих телефонных звонков. (общение с производителями мебели на английском языке (Англия/Вьетнам) по телефону по Skype, переписка на англ языке. переводы. Обеспечение жизнедеятельности офиса Прием и отправка корреспонденции Ведение внутреннего документооборота Координация встреч, переговоров и командировок Решение административных вопросов Поддержание внутренней и внешней коммуникации компании Составление текстов, писем, документов (в т. ч. на английском) Причина ухода - по собственному желанию
- Август 2009 – июль 2012
- 3 года
Секретарь, офис-менеджер, помощник руководителя (с английским языком)
НОУ "Международная Школа", Москва
Обязанности и достижения:
• Приём и распределение входящих телефонных звонков. (на английском) • Обработка входящих / исходящих факсов • Обработка входящих / исходящих сообщений / работа с курьерскими службами/доставка • Обработка всех сообщений электронной почты. • Прием посетителей/родителей, и консультирование по вопросам поступления в школу. (на английском) • Предоставлять посетителям напитки (кофе, чай и т. д.) • Учитывать просьбы от сотрудников. • Выявлять и сообщать о любых возможных проблемах в области безопасности. • Заказ такси и бронирование билетов для руководства. • Координация документооборота. • Регулярное обновление класс реджистеров • Обеспечение сотрудников охраны обновленными списками сортудников. • Ведение календаря приема посетителей. • Обеспечивать поддержку в вопросах Администрирования, если это потребуется. • Заказ канцелярии для учителей школы а так же для сотрудников офиса и адмишн • Заказ мебели и всего необходимого по требованию из ИКЕА • Своевременный заказ питьевой воды / кулеров / стаканчиков • Сотрудничество по вопросам ежедневного поддержания порядка в школе с соответствующим персоналом (командой уборщиц, Разнорабочим, Инженером, Службой охраны, техническим специалистом) • Координация и поддержка в проведении школьных мероприятий (ярмарок, концертов, родительских собраний и т. д.) • Перевод документов (русский / английский) и иногда последовательный перевод во время встреч, если это потребуется. • Регулярное обновление студенческой базы данных в течение 48 часов с момента получения информации. Причина ухода - работа была на время декретного отпуска сотрудника
- Июнь 2007 – июнь 2009
- 2 года и 1 месяц
Административный координатор (с английским языком)
ЗАО "Саатчи энд Саатчи" международное креативное агенство, Москва
Обязанности и достижения:
Поддержание жизнеобеспечения офиса: - Курирование работы ресепшена (1 человек в подчинении), замещение по необходимости (в обеденное время, по болезни: приём и распределение звонков (мини АТС) - встреча посетителей и гостей офиса (выписка пропусков, чай, кофе (кофемашина) - работа с офисным оборудованием (ксерокс, принтер, сканер, факс) - документация (входящая/исходящая) ведение базы - работа с курьерскими службами, такси. - обеспечение полной административной поддержки (заказ канцелярии, мебели, бытовой химии, чая, кофе, продуктов, предметов гигиены), грамотное использование места в кладовке - курирование работы обслуживающего персонала Торгового Дома на Большой Дмитровке (охраны, уборщиц, слесарей) общение с арендодателем. - планирование и организация бизнес встреч, командировок руководителей (оформление виз, бронирование билетов, бронирование гостиниц, заказ такси), - составление авансовых отчётов для иностранных руководителей по путешествиям и расходам (по билетам, счетам за гостиницы, рестораны, такси) - оформление приглашений, рабочих виз, разрешений на работу, регистраций, медицинских анализов и т. д. для иностранных сотрудников компании (граждан Германии, Дании, Австралии, Великобритании, Ирландии, и т. д.) - поиск жилья (квартир и гостиниц) для иностранных сотрудников - ведение деловой переписки, организация телеконференций (рабочий язык компании - Английский) - ведение базы всей контактной информации (адреса, телефоны) - разрешение проблемных ситуаций (гарантийные вопросы) - переводы документации с анлийского на русский и с русского на английский (по необходимости, в частности для отчётности в бухгалтерию - пояснение к авансовым отчётам) - поиск няни - гувернантки для детей руководства - организация еженедельных пятничных вечеринок (традиционных для Саатчи -для сплочения коллектива) - помощь в организации вечеринок посвящённых Рождеству, вечеринке для детей работников компании, летней вечеринке, и т. д.) Украшение офиса, декорирование различными подручными купленными средствами (мишура, гирлянды, электрические гирлянды, малые и средние новогодние украшения, елка., и тд.) Причина ухода - в связи со сменой руководства

Образование

- Высшее образование
- Вечерняя
- 2004
Челябинский государственный педагогический университет
Факультет: Иностранных Языков
Специальность: Лингвист, преподаватель, переводчик

Обо мне

Дополнительные сведения:

Сильные коммуникационные навыки, хорошие организаторские способности. Умение работать с большим количеством информации и людей, внимательность к деталям. Умение работать как самостоятельно, так и в команде. Уверенный пользователь ПК. грамотная устная и письменная речь. Инициативность Не курю! Театр, кино, выставки, концерты, занятия музыкой, вокалом и другие мероприятия. Продвинутый пользователь (WindowsXp, Ms Office (Word, Excel, Power Point), 1 C Торговля 8.0, internet (Internet Explorer, Outlook Express, etc.), Опытный пользователь офисного оборудования Компьютерные навыки: Продвинутый пользователь (Mac OSX, WindowsXp, Ms Office (Word, Excel, Power Point), 1 C Торговля 8.0, internet (Internet Explorer, Outlook Express, etc.), Опытный пользователь офисного оборудования