Обязанности и достижения:
Планирование рабочего дня и организация рабочего времени руководителя, встреча, сопровождение и прием гостей, деловых партнеров, клиентов и посетителей, общение с зарубежными партнерами, входящие и исходящие звонки, распределение и перенаправление звонков, подготовка и протоколирование совещаний и переговоров, организация работы с документами (входящая, исходящая, внутренняя корреспонденция, ведение деловой переписки, перевод и оформление договоров, контрактов, счет – фактур и пр.), бронирование номеров в гостиницах, заказ авиа и ж/д билетов, обеспечение жизнедеятельности офиса (канцтовары, чай, кофе, питьевая вода и т.п.).
Assisting the directors and senior engineers completing administrative tasks; planning and coordinating meetings, organizing the office, participating in department meetings: reserving and preparing boardrooms, summaries of meetings; receiving incoming calls and giving relevant information to clients, redirecting calls within appropriate timelines; welcoming, informing and directing visitors at main reception; translating contracts, invoices; editing the linguistic characteristics of documents completed including their layouts, producing and reviewing everyday correspondence of department – e-mails, various notes, summary of meetings, maintaining a filing system of all documents – manual and electronic, implementing the archives procedure; receiving and distributing the mail, transmitting the mail to the shipment service; maintaining the distribution and the transmission of faxes, ensuring the supply of office material, organizing travel arrangements and hotel reservations for the team members.