Обязанности и достижения:
1. Обеспечение подготовки и организация работы офиса: руководство организации рабочих мест персонала, проверка офисного оборудования (компьютеров, телефонов, и др.) на предмет готовности к эксплуатации, проверка санитарных условий работы в помещениях офиса (освещение, вентиляция и температурный режим).
2. Руководство работниками офиса (секретарями на приеме, телефонными секретарями (телефонными операторами), курьерами, водителями), распределение обязанностей между ними, контроль за исполнением принятых решений.
3. Организация работы секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков, прием и отправка телефонограмм); контроль культуры речи секретарей (операторов).
4. Контроль за соблюдением работниками офиса установленных стандартов одежды и офисного внешнего вида.
5. Организация обеспечения офиса канцтоварами, расходными материалами, необходимыми для работы офиса.
6. Прием и учет канцтоваров, расходных материалов, необходимых для работы офиса; хранение канцтоваров, расходных материалов, выдача предметов и средств труда работникам офиса.
8. Организация использования в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, телефонов, мини-АТС, и др.); контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызов специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
9. Ведение деловой корреспонденции (регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции), деловая переписка, рассылка необходимых материалов.
10. Контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составление графика работы офиса, контроль его соблюдения, учет нарушений, принятие мер по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).
11. Помощь в подборе персонала (размещение вакансий на сайтах, отбор резюме для приглашения на собеседование, первичное общение по телефону, формирование графика собеседований).
12. Помощь в документообороте (ознакомление сотрудников с приказами, регистрация приказах, распределение документов по папкам).