Офис-менеджер Секретарь

Была больше месяца назад

45 000 ₽

34 года (родилась 24 марта 1991), cостоит в браке, детей нет

Мурино

Занятость

полная занятость

Гражданство

Россия

Контакты

Телефон

Почта

Будут доступны после открытия

Фото, имя и контакты доступны только авторизованным пользователям

Опыт работы 5 лет

- Октябрь 2013 – сентябрь 2018
- 5 лет
Офис-менеджер / Помощник руководителя / Секретарь
ЦНИИ РТК, Санкт-Петербург
http://www.rtc.ru
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НАУЧНЫЙ ЦЕНТР Российской Федерации «Центральный научно-исследовательский и опытно-конструкторский институт робототехники и технической кибернетики» (ЦНИИ РТК) – один из крупнейших исследовательских центров России. Институт обладает развито
Обязанности и достижения:
В мои обязанности входило следующее: Организационные вопросы: - Организация мероприятий (междунородные и технические конференции, презентации, корпоротивные мероприятия и т.д.) - Работа с гостями организации (школьники, ветераны, партнеры организации и д.т.) - формирование подарков, открыток (корпоративные, новогодние и т.д.) Работа с поставщиками товаров и услуг: - Формирование заявок на закупку в 1С Предприятие и предоставление в экономический отдел документов для оплаты поставленного товара. - Мониторинг рынка, анализ цен. - Формирование заказов на товар, переговоры с поставщиком, согласование дат поставки, подтверждение принятия заказа и т.д. - Контроль качества продукции - Контроль исполнения обязательств. - Ввод поставщиков в работу согласно принятым правилам (заключение договоров и т.д.). - Внесение дополнений в карточку контрагента. - Согласование макеты и проектов. - Постоянный мониторинг и контроль этапов изготовления заказа. - Контроль прихода товара от поставщика. - Осуществление контроля своевременности оплат при работе с поставщиком, решение спорных вопросы с поставщиками. - Поиск и проработка альтернативных поставщиков по товарным группам. - Ведение базы поставщиков. - Взаимодействие с сотрудниками бухгалтерии, склада и отдела закупок по возникающим вопросам. - Выполнение задач, поставленных руководителем. Взаимодействие с отделом «управление проектами»: - Контроль исполнения поставленных задач руководителем по проекту. - Формирование плана-графика по данным. - Ведение базы по проектам. - Осуществление переписки, коммуницирование и поддержание постоянной связи с Заказчиком. - Мониторинг и контроль этапов изготовления заказа. Информационное, документационное и организационно-техническое обслуживание: - Ведение 1С Документооборота. - Типовой функционал работы приемной. - Прием-передача, регистрация поступающих документов и информации. - Подготовка и оформление писем, справок, других справочно-информационных и аналитических материалов. - Ведение командировок (заказ и оплата билетов, ведение всех командировочных документов, заказ автомобиля у поставщика услуг) - Прием входящих звонков, переадресация. - Планирование рабочего дня, организация телефонных переговоров и совещаний. - Ведение онлайн календаря руководителя. - Встреча деловых партнеров и гостей. - Ведение делопроизводства (приказы, распоряжения и т.п.) - Контроль правильности подготовки и оформления документов (в соответствии с действующими со стандартами), поступающих на имя руководителя, в т.ч. в системе электронного документооборота. - Контроль исполнения поручений. - Выполнение личных поручений руководителя. - Организация совещаний руководителей высшего звена. - Координация местных командировок руководителей. - Обеспечение жизнедеятельности офиса. - Организация командировок для руководителей и сотрудников (заказ билетов, бронирование гостиниц и т.д.). - Взаимодействие с курьерскими службами и транспортными компаниями. - Оперативный поиск необходимой информации. - Взаимодействие с работниками структурных подразделений: доведение до них указаний и распоряжений руководителя, контроль их исполнения. - Местные командировки по заданию руководителя.