Резюме № 1643417

Обновлено 27 апреля 2009

Офис-менеджер / Администратор / Торговый представитель

Был больше месяца назад

50 000 ₽

43 года (родился 31 января 1982), не состоит в браке, детей нет

Москва

Орехово

Каширская

Условия занятости

Полная занятость

Стандартный график

В офисе/На объекте

Гражданство

не указано

Контакты

Почта

Будет доступна после открытия

Фото, имя и контакты доступны только авторизованным пользователям

Опыт работы 19 лет и 8 месяцев

- Май 2008 – работает сейчас
- 17 лет и 8 месяцев
Офис-менеджер
ООО "Газпромстройинвест", Москва
Обязанности и достижения:
Офис-менеджер – это руководящая должность. Чаще всего офис-менеджером называют секретаря или администратора офиса. Вряд ли это обоснованно, так как и секретарь, и администратор лишены (или почти лишены) властных полномочий. Напомним, что все должности, содержащие в своем наименовании слово менеджер (англ. manager – управляющий, заведующий, директор) так или иначе предполагают наделение работника руководящими полномочиями. В России возложение на секретаря или администратора обязанностей офис-менеджера объясняется помимо различных особенностей нашего менталитета (общеизвестно, что в советское время аналогом данной должности был (а) секретарь с «некоторыми полномочиями» своего руководителя – чем «выше» был руководитель, тем «выше» были полномочия его секретаря), также и стремлением отечественных работодателей к универсализации персонала и экономии средств на человеческие ресурсы. Но поскольку эта должность пришла к нам из-за рубежа, то, судя по «тамошним» тенденциям, такая практика уже «отмирает». Итак, офис-менеджер – один из руководящих работников предприятия, который подчиняется непосредственно директору. Его основной задачей является организация и обеспечение работы офиса. Под офисом в данном случае понимается обособленная составная часть предприятия, выполняющая административные функции, предназначенная для размещения административно-управленческого персонала и осуществляющая взаимодействие с клиентами. Отсюда, в перечень обязанностей офис-менеджера входят такие, которые и обеспечивают выполнение вышеназванных функций. Условно их можно разделить на пять групп: 1. Управленческие. Эти обязанности подразумевают: • построение организационной структуры офиса; • планирование работы офиса; • руководство персоналом офиса – администратором, секретарями, курьерами, телефонными операторами и др. (распределение обязанностей, делегирование полномочий, организация обучения персонала, планирование его карьеры и т. д.); • разработку и внедрение в офисе корпоративной культуры в соответствии с принятой на предприятии в целом; • разработку политики общения с клиентами. 2. Административные. Под административными обязанностями понимаются организация делопроизводства в офисе, построение взаимоотношений между структурными подразделениями, «зонирование» офиса и т. д. 3. Хозяйственные обязанности. Они начинаются с организации закупки офисной техники, комплектующих, расходных материалов и заканчиваются руководством по установке оборудования и постановке его на техническое обслуживание, обеспечением взаимодействия с обслуживающей сервисной организацией. 4. Контрольные обязанности. Здесь подразумевается проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, аттестация персонала, организация внутренней отчетности и осуществление иных мероприятий по контролю. 5. Отчетные. Они включают в себя организацию подготовки отчетов перед вышестоящим руководством для контроля со стороны последнего. Как видно из перечисленных обязанностей, офис-менеджер – работник, от которого зависит если не половина, то довольно значительная доля успешного функционирования офиса. Это «ключевая» должность, вот почему и требования к ней – повышенные (см. «Личные характеристики» в разделе «Требования» настоящей статьи). Надо сказать, что все вышеперечисленное относится прежде всего к «идеальному» офис-менеджеру и характерно для достаточно крупных компаний. В настоящее время существует достаточно большое количество различных курсов, дающих навыки и знания, необходимые для выполнения обязанностей офис-менеджера. Но, в основном, на эту должность назначаются лица, имеющие незаконченное высшее или высшее образование. Иногда офис-менеджеры «вырастают» из администраторов офиса. Перспектива же дальнейшего роста в крупных компаниях с иностранными инвестициями – от офис-менеджера до вице-президента по автоматизации управления. Должностные обязанности Синтез обязанностей, возлагаемых на офис-менеджера на российских предприятиях, позволяет сказать, что этот работник: 1. Организует структуру (зонирование) офиса, исходя из поставленных вышестоящим руководством задач и профиля предприятия. 2. Выбирает на основе рекомендаций тех- нической службы предприятия и организует закупку офисной техники (компьютеров, принтеров, факси мильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.), ее установку и ввод в эксплуатацию. 3. Разрабатывает и составляет графики проведения профилактических и текущих ремонтов оборудования, периодических закупок расходных материалов, а также порядок утилизации и списания оборудования, выработавшего свой ресурс. 4. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса (осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию, температурный режим, пр.). 5. Организует использование в работе офисной оргтехники; осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, офисных коммуникаций; обеспечивает взаимосвязь с сервисными организациями по техническому обслуживанию офисной техники (разрабатывает схему действий персонала при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования, по вызову специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания). 6. Организует обеспечение необходимыми для работы офиса товарно-материальными ценностями (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др.; проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры). 7. Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, организует платежи за их поставку, оформляет доверенности. 8. Организует работу по ведению бюджета расходов на офисные нужды, по оптимизации прямых и косвенных хозяйственных затрат. 9. Обеспечивает хранение товарно-материальных ценностей (канцтоваров, расходных материалов и т. п.), необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса. 10. Организует работу по инвентаризации хозяйства офиса. 11. Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению и хранению документации в соответствии со стандартами делопроизводства); организует документооборот офиса. 12. Организует прием и рассылку деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет в пределах своих полномочий деловую переписку. 13. Организует: • встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров; • прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение; • материальнотехническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий. 14. Организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловых встреч). 15. Руководит работниками офиса: распределяет обязанности между ними; доводит до сведения работников задания и принятые в отношении их решения; определяет степень ответственности работников; разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества работы; анализирует эффективность работы; осуществляет контроль за исполнением принятых решений. 16. Организует работу секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков), приему и отправке телефонограмм; контролирует культуру речи секретарей (операторов). 17. Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины). 18. Назначает работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому. 19. Обеспечивает выполнение работниками корпоративных правил и норм поведения. 20. Разрабатывает и внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса. 21. Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций. 22. Координирует работу офиса по подготовке к закрытию (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т. ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.) и подготовке к новому рабочему дню. 23. Обеспечивает взаимодействие офиса с другими структурными подразделениями предприятия. 24. Организует совместно со службой безопасности проведение работ по планированию и внедрению мероприятий по поддержанию внутриофисного режима и информационной безопасности. 25. Руководит подготовкой отчетной документации для вышестоящего контроля. 11. Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению и хранению документации в соответствии со стандартами делопроизводства); организует документооборот офиса. 12. Организует прием и рассылку деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет в пределах своих полномочий деловую переписку. 13. Организует: • встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров; • прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение; • материальнотехническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий. 14. Организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловых встреч). 15. Руководит работниками офиса: распределяет обязанности между ними; доводит до сведения работников задания и принятые в отношении их решения; определяет степень ответственности работников; разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества работы; анализирует эффективность работы; осуществляет контроль за исполнением принятых решений. 16. Организует работу секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков), приему и отправке телефонограмм; контролирует культуру речи секретарей (операторов). 17. Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины). 18. Назначает работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому. 19. Обеспечивает выполнение работниками корпоративных правил и норм поведения. 20. Разрабатывает и внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса. 21. Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций. 22. Координирует работу офиса по подготовке к закрытию (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т. ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.) и подготовке к новому рабочему дню. 23. Обеспечивает взаимодействие офиса с другими структурными подразделениями предприятия. 24. Организует совместно со службой безопасности проведение работ по планированию и внедрению мероприятий по поддержанию внутриофисного режима и информационной безопасности. 25. Руководит подготовкой отчетной документации для вышестоящего контроля.
- Апрель 2006 – июнь 2006
- 3 месяца
Торговый представитель в Отделе Сбытовой Логистики
ООО " АРТ и ДИЗАЙН ", Москва
Обязанности и достижения:
Работая Торговым представителем, в мои должностные обязанности входило: - Проведение работ по выявлению потенциальных покупателей. - Поддержание и развитие клиентской базы. - Подготовка пакета документов для заключения договоров. - Формирование заказа. - Контроль прохождения заявки с учетом замены продукции. - Контроль фактической отгрузки складом товара. - Выкладка и поддержание ассортимента на оборудование в надлежащем виде в случае отсутствия мерчендайзеров. - Изыскание возможностей увеличения торговых площадей. - Контроль за своевременной оплатой по условиям договора. - Принятие мер по недопущению просроченной дебиторской задолженности. - Регулирование ассортимента продукции путем обмена с учетом сезонности или карты выкладки. - Подготовка и осуществление возврата продукции в соответствии с условиями договора. - Осуществление взаимодействия с группой мерчендайзенга с целью оперативного реагирования на информацию из торговой точки и т. д.
- Март 2005 – апрель 2006
- 1 год и 2 месяца
Офис менеджер, а затем Администратор
Промышленный Союз, Москва
Обязанности и достижения:
Обеспечивал подготовку и организацию работы офиса:осуществлял руководство организацией рабочих, проверял готовность к эксплуатации всего офисного оборудования (факсов, компьютеров, телефонов). Проверял санитарные условия работы в кабинетах и санитарно-технических помещениях офиса (освещение, вентиляцию, противопожарную защиту, сантехнику, кондиционирование, охранные системы, видеонаблюдение, сигнализацию). Так же в мои обязанности входили основы документального обеспечения управления и основы делопроизводства. Принципы организации снабжения офиса. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их пролонгирования. Деловой этикет. Методы стратегического и тактического планирования. Планирование, управление, организация и контроль за работой разнорабочих, уборщиков и водителей в производственных и служебных помещениях Бизнес- Центра. Определял круг обязанностей, принимал управленческие решения, определял степень ответственности, организовывал стандарты качества и эфективности работы подчиненных. Осуществлял контроль за исполнением принятых решений.
- Июль 2004 – февраль 2005
- 8 месяцев
Менеджер по продаже, потом торговый представитель
ОАО "Елочка,;, Москва
Обязанности и достижения:
Работа с клиентами, посещение торговых точек, прием заказов на поставку продукции, размещение рекламных материалов, поддержание и развитие клиентской базы, отслеживания оплат безналичных клиентов, подготовка пакета документов для заключения договоров, контроль фактического исполнения складом заказа. Отгрузки и возвраты, отслеживание технологий продвижения товара конкурентами (цены, торговое оборудование, ассортимент, рекламные материалы и т. д.). размещения в торговом зале с учетом спецификации торговой точки и т. д. и т. п.).

Условия занятости

Подходящие условия занятости

Полная занятость

Стандартный график

В офисе/На объекте

Образование

- Высшее образование
- Дневная/Очная
- 2004
Московский университет им. С.Ю.Витте
Факультет: Экономический
Специальность: Антикризисный менеджмент

Обо мне

Дополнительные сведения:

Трудолюбив, целеустремлен, коммуникабелен, пунктуален, вежлив, аккуратен, стресоустойчив. Люблю активный отдых на море, спорт, туризм, театры и кино. Интересуюсь общественной и политической жизнью страны. Жизненная позиция - не отступать от намеченой цели. Компьютерные навыки: Пк пользователь, Word, Еxсel, интернет.

Иностранные языки

Английский язык — базовый

Водительские права

B — легковые авто

Фото, имя и контакты доступны только авторизованным пользователям

Похожие резюмеВсе 18 549 похожих резюме

Обновлено 27 октября

Помощник руководителя, секретарь-администратор, офис-менеджер45 000 ₽

Последнее место работы (12 лет и 6 мес.)Помощник генерального директораИюнь 2013 – работает сейчас

Обновлено 25 ноября

Администратор, Офис-Менеджер40 000 ₽

Последнее место работы (7 лет и 6 мес.)Офис-менеджерИюнь 2018 – работает сейчас

Обновлено 25 ноября

Офис-менеджер / администраторз/п не указана

Последнее место работы (3 года и 1 мес.)Менеджер по работе документооборотом и персоналомИюнь 2021 – июль 2024

Обновлено 8 августа

Администратор, водитель на личном/офисном автомобилем, контролер зала, офис-менеджер, заведующий складом, менеджер АХОз/п не указана

Последнее место работы (9 мес.)Заведующий складомЯнварь 2009 – октябрь 2009

Обновлено 8 октября

Администратор, менеджер80 000 ₽

Последнее место работы (3 года и 3 мес.)Менеджер подбора-фрилансСентябрь 2022 – работает сейчас

Обновлено 18 сентября

Офис-менеджер, ассистент руководителя, администраторз/п не указана

Последнее место работы (2 года и 7 мес.)Инженер ПТОМай 2023 – работает сейчас

Обновлено 14 октября

Офис-менеджер, администратор, оператор, программист60 000 ₽

Последнее место работы (1 год)Офис-менеджер отдела сервисаОктябрь 2022 – октябрь 2023

Обновлено 5 ноября

Офис-менеджер, секретарь, сотрудник АХОз/п не указана

Последнее место работы (3 года и 10 мес.)СекретарьМарт 2013 – январь 2017

Обновлено 25 ноября

Офис-менеджер, заведующий хозяйствомз/п не указана

Последнее место работы (5 лет и 1 мес.)Офис-менеджерНоябрь 2018 – декабрь 2023

Обновлено 19 ноября

Офис-менеджерз/п не указана

Последнее место работы (1 год)Главный библиотекарьАвгуст 2003 – август 2004

Работа в Москве Резюме Административная работа, секретариат, АХО АХО Администратор офиса

Поиск работы

Поиск сотрудников

Производственный календарь

Приложение

Отсканируйте QR-код и загрузите приложение. Работа найдется быстрее!

Общество с ограниченной ответственностью «СуперДжоб» Г.Москва, ул. Дмитровка М, дом 20 ИНН 7702319337 ОКВЭД 63.11.1 vip@superjob.ru +7(495)7907277 Программа ЭВМ SuperJob и Программные модули включены в Реестр российского программного обеспечения (ПО), реестровая запись № 9280 от 20.02.2021г. Программный интерфейс API SuperJob включен в Реестр российского программного обеспечения (ПО), реестровая запись № 11081 от 20.07.2021г.

Офис-менеджер / Администратор / Торговый представитель

Опыт работы 19 лет и 8 месяцев