Обязанности и достижения:
• Составление авансовых отчетов и отчетов по командировкам, организация командировок (заказ билетов, гостиниц, такси, оформление и регистрация командировочных документов)
• Ведение делопроизводства, документооборота между заводом, московским офисом, HR-отделом и др. подразделениями группы компаний BASF
• Подготовка документов на подпись к руководителю
• Подготовка необходимых материалов и информации для руководителя
• Организация переговоров, заседаний и совещаний, их протоколирование
• Составление писем, приказов, запросов
• Работа с поставщиками услуг, отслеживание тарифов и счетов за мобильные и стационарные телефоны, интернет, за обслуживание орг. техники.
• Организация работы офиса (заказ канц. товаров, мебели, картриджей, подписка на печатные издания и т.п.)
• Ведение реестра договоров и хранение договоров
• Организация приема делегаций, (составление программ и смет, документов на списание представительских расходов, оформление визы, бронирование гостиниц и т.п.)
• Ведение бизнес календаря руководителя с целью оптимизации его встреч, командировок, участия в выставках и конференциях
• Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой
• Руководство и контроль за работой административного персонала: водители, горничные, секретариат завода
• Контроль расходования средств в соответствии с установленными процедурами и бюджетом, направленным на сокращение расходов компании
• Мониторинг рынка услуг, отбор поставщиков
• Контроль за организацией и проведением корпоративных мероприятий
• Оформление КАСКО, ОСАГО для корпоративных машин