Обязанности и достижения:
Закупка товаров начиная от скрепки и до автомобилей Ген. Директорам. Поиск и аренда офисных помещений под открытие филиала. (более 1000 кв.м.) Заключение договоров с контрагентами (осуществление контроля выполнения услуг поставщиками), организация и контроль работы подчиненных служб (клининг, такси, водители), ведение путевых листов по водителям, своевременная закупка ГСМ, контроль детализаций по такси и бензину согласно нормативам компании. Ведение учета выполнения заявок, ход исполнения заявок. Реестр Договоров.
Закупка по заявкам от Общества и организаций, заключивших агентские договоры с Обществом, мебели, канцелярских товаров, офисной бумаги, изготовление визиток и т.д. Обустройство рабочих площадей для сотрудников, кабинетов Ген.директоров, приемных, переговорных комнат. (анализ и определение потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, анализ предложений, структуры цен, системы скидок; обеспечение размещение заказа у поставщиков.
Обеспечение надлежащего документооборота в рамках проводимых закупок (заключение договоров, контроль документооборота). С целью своевременного и корректного отражения затрат обеспечивание предоставления первичной бухгалтерской документации по подразделению в соответствии с действующими договорами. Работа с системой электронного документооборота согласование договоров (СЭД Инталиев) Заведение заявок на оплату (ЕУС Инталиев).
Контроль за техническим состоянием обслуживаемых офисов (электрика, вентиляция, отопление, сантехника), технического состояния офисной техники (кофемашины, кулеры, принтеры, шредеры, брошюраторы и т.д.), организация своевременного ремонта в случае необходимости, контакты с арендодателем по вопросам устранения неполадок, осуществления мелкого текущего ремонта. Участие в проведении инвентаризации, ведение складского учета ТМЦ (мебель, оргтехника и всего имущества компании) Контроль получения и отправки корреспонденции через курьерские службы;
Выполнение личных поручений руководителей и их помощников в части выполнения хозяйственных функций. Организация проведения корпоративных мероприятий (день строителя, новый год, участие в экономических форумах)
Планирование и составление бюджета операционных затрат административной службы в части закрепленных статей с целью эффективного и целевого использования средств компании ежемесячно, а также планирование годового бюджета. Сдача ежемесячных отчетов о проделанной работе, Выполнение всех функций АХО. Составление крит.таблиц, графиков, планов..