Обязанности и достижения:
- Принятие поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
- Ведение делопроизводства, выполнение различных операций с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
- Принятие документов и личных заявлений на подпись руководителя.
- Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя.
- Контроль правильности оформления и пролонгации договоров аренды. Контроль состояния учредительных документов. Подготовка пакета документов для взаимодействия с контролирующими структурами и поставщиками.
- Осуществление контроля своевременного рассмотрения и представления структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение их качественного редактирования.
- Организация проведения телефонных переговоров руководителя, запись в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержание, передача и принятие информации по приемно-переговорным устройствам, а также телефонаограммы, своевременное доведение до его сведения информации, полученной по каналам связи.
- По поручению руководителя составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем.
- Выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.
- Осуществление контроля исполнения работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также соблюдения сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
- Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих эффективной работе руководителя.
- Организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
- Выполнение отдельных служебных поручений своего непосредственного руководителя.
- Взаимодействие с рекрутинговыми и кадровыми агенствами, отделом персонала; подбор персонала, составление должностных инструкций, проведение собеседований.
- Поиск недвижимости для новых объектов.
- Составление смет по предстоящим работам, контроль своевременной оплаты счетов.
- Обеспечение жизнедеятельности офиса.
- Дисконтная система (анкетирование гостей, регистрация и выдача дисконтных карт в соответствии с условиями их получения)