Обязанности и достижения:
Организация телефонных переговоров руководства;
Обеспечение сохранности проходящей документации;
Осуществление приема и регистрации поступающей и исходящей корреспонденции, систематизации и хранения документов текущего архива в соответствии с принятыми правилами;
Подготовка документов на подпись руководству;
Передача рассмотренной документации по департаментам или конкретным исполнителям;
Отслеживание сроков выполнения поручений руководства, взятых на контроль;
Формирование дел в соответствии с номенклатурой, обеспечение их сохранности;
Работа с оргтехникой;
Ведение заказов по полиграфии, также участие в разработке макетов визиток, буклетов, каталогов, консультирование сотрудников по закупке полиграфической продукции в области графического исполнения, планирование производства и связь с производством; обеспечение внутренних связей с дизайнерской службой.
Подбор поставщиков полиграфической продукции, заключение договоров, участие в полиграфических тендерах;
Оптимизация документооборота с поставщиками
Переговоры с поставщиками относительно цен и сроков на заказы
Умение вести переговоры
Планирование объемов закупок
Анализ и контроль существующих товарных запасов
Своевременное ежедневное формирование заказа
Контроль ценообразования
Осуществление учета прохождения документальных материалов, осуществление контроля за их исполнением, выдача необходимых справок по зарегистрированным документам;
Подбор поставщиков канцтоваров и воды для офиса;
Контроль за предоставлением документации и надлежащим исполнением заказов
Мониторинг и учет расходов воды, канцтоваров, необходимых для офиса,
Организация и контроль работы курьеров и уборщиц,
Ежедневное формирование остатков продукции компании и доведение до сведения филиалов, в форме отчета,
Отслеживание, пополнение и своевременное внесение изменений в базу контактов;
Жизнеобеспечение офиса;
Прием посетителей (чай, кофе);
Оформление пропусков для гостей;
Организация командировок (заказ билетов, бронирование гостиниц).