Обязанности и достижения:
Ассистент отдела по работе с дистрибьюторами и аптечными сетями.
- Занесение и оплата счетов в системе 1С, разбивка по статьям затрат, препаратам, периодам оплаты, формирование полного комплекта документов, контроль оплаты, ведение сводного реестра счетов с указанием статуса документа
- Формирование табеля учета рабочего времени: занесение командировок, отпусков, составление отчетов по зарплате
- Ежедневное формирование отчетности для коммерческого отдела: сбор информации, контроль и мониторинг цен на препараты
- Еженедельное формирование отчетов по продажам/резервам (работа в 1С: Предприятие)
- Внутренний документооборот отделов: ведение архива документов, сводного реестра по годам, отправка документов контрагентам, сотрудникам компании в регионы
- Формирование планируемых платежей отделов: занесение cash flow, accruals
- Оформление приказов (прайс- листы, премии)
- Подписание договоров, дополнительных соглашений с контрагентами
- Составление авансовых отчетов (формирование приказа, сметы, актов о представительских расходах, служебных записок, топливных отчетов)
- Оформление визы для руководителя (сбор необходимых документов, ведение переписки с контрагентом)
- Заказ авиа/жд билетов, гостиницы для руководителя
- Помощь в подготовке к цикловым совещаниям компании (сбор и предоставление необходимой информации по сотрудникам отделов)
- Организация телефонных конференций между отделами, ведение протокола встреч
Ассистент отдела закупок, административный отдел
- Организация мероприятий для сотрудников компании:
- Поиск контрагента/поставщика, заключение договора (Составление банкетного меню, организация творческого мастер-класса)
- Закупка подарков для детей сотрудников: поиск поставщика, заключение договора, оплата счетов
- Поддержание жизнеобеспечения офиса:
- Заказ канцтоваров, организация фуршетов для сотрудников компании
- Ведение Документооборота:
- Регистрация входящей/исходящей почты, ведение реестра документов
- Отправка корреспонденции, образцов препаратов
- Организация работы курьеров компании: заезды на мероприятия, выставки
- Организация хоз. деятельности офиса