Обязанности и достижения:
1. Подготовка и организация работы офиса: осуществление организации рабочих мест персонала офиса, проверка офисного оборудования (компьютеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверка санитарных условий работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим).
2. Подготовка документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса.
3. Разработка «кодекса» поведения в офисе, обеспечение работников офиса визитными карточками (бейджами, пр.).
4. Руководство работниками офиса (секретарями на приеме, телефонными секретарями (телефонными операторами), курьерами, водителями), распределение обязанностей между ними, доведение до сведения работников принятых решений, определение степени ответственности работников, разработка стандартов качества работы и критериев оценки качества работы, анализ эффективности работы, контроль за исполнением принятых решений.
5. Организация работы секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков, прием и отправка телефонограмм); контролирует культуру речи секретарей (операторов).
6. Контроль за соблюдением работниками офиса установленных стандартов одежды и офисного внешнего вида.
7. Разработка и ведение бюджет расходов на офисные нужды.
8. Обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализ и определение потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составление плана на канцтовары, расходные материалы и др., проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры).
9. Определение порядка получения товарно-материальных ценностей, оформление доверенности, организует платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформляет платежные документы.
10. Организует приемку и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса.
11. Обеспечение хранения канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, учет и выдача предметов и средств труда работникам офиса.
12. Назначение работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определение схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому.
13. Организация использования в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.); контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызов специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
14. Организация:
встреч, приемов, регистраций и обслуживания визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;
прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;
материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
15. Организация деловых переговоров (планирование деловых встреч, определение линии деловых переговоров, управление переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организация документального оформления переговоров, анализ результатов деловой встречи).
16. Координация работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организация документооборота офиса.
17. Ведение деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведение деловой переписки, рассылка необходимых материалов.
18. Инвентаризация хозяйства офиса.
19. Контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составление распорядка работы офиса, контроль его соблюдения, учет нарушений, анализ причины нарушений и принятие меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).
20. Разработка и внедрение системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.
21. Оказание работникам офиса помощи в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принятие мер по предупреждению конфликтных ситуаций.
22. Координация завершения работы офиса и подготовки к новому рабочему дню (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.).