Обязанности и достижения:
Планирование, координация и ведение рабочего графика руководства: организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований; корректирование рабочего календаря руководства; ведение телефонной и информационной базы руководства (контакты, дни рождения клиентов).
Учет и распределение поступающей информации, своевременная передача документов, сообщений. Обеспечение входящих и исходящих звонков.
Организация приема посетителей руководства: заказ пропусков и сопровождение.
Отслеживание поступления документов, корреспонденции и печатных изданий, своевременная их передача. Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководства (документы, письма, факсы, письма по электронной почте).
Составление и редактирование деловых писем.
Координация работы водителей руководства (координация маршрутов, оповещение водителей о выходе руководства из здания, координация замещения водителей).
Организация поездок и командировок руководства (бронирования гостиниц, организация трансфера, программы поездок и т. п.)
Координация работы с секретарем-референтом.