Обязанности и достижения:
Прием и обработка входящей служебной документации, присланной на адрес проектного офиса и на имя директора, по электронной, почтовой связи;
Регистрация документов в журналах делопроизводства «Служебная корреспонденция», на бумажном и электронном носителях;
Отправка заказных писем;
Поездки в экспедицию Министерства здравоохранения Российской Федерации для передачи писем;
Обеспечение сохранности документов организации;
Организационно—техническое обеспечение Центра.
Выдача и контроль компьютерной, фото и видео техники, ноутбуков, флеш‑накопителей, мобильных телефонов и др. (полный учет оборудования) с составлением карточки учета материальных ценностей с присвоением инвентарных номеров;
Проведение инвентаризации товарно‑материальных ценностей Центра;
Распределение телефонных звонков руководству и сотрудникам Центра;
Прием посетителей, оперативно рассмотрение просьб и предложений посетителей, прием и передача документов, организация приготовление напитков (чай, кофе) посетителям;
Ведение учета и контроля рабочего времени с помощью системы Guard Light, составление месячных, недельных и суточных отчетов о продолжительности фактического нахождения на рабочих местах сотрудников;
Документальное обеспечение деятельности Центра, прием и первичная обработка входящих документов, предварительное рассмотрение и сортировка документов на требующие обязательного рассмотрения директором и направляемые непосредственно в отделы ответственным исполнителям, их регистрация и организация передачи документов исполнителям;
Оформление информационно ‑ справочных документов, служебных писем, записок;
Выполнение отдельных служебные поручений директора;
Ведение и составление графика отпусков;
Принятие и фиксация заявок на потребность в канцтоварах сотрудников офиса, составление единой Excel‑таблицы по потребностям офиса для осуществление закупки. Осуществление приемки заказанного товара по товарным накладным;
Ежедневное измерение температуры у сотрудников Центра в период распространения коронавирусной инфекции, внимательное отслеживание состояние здоровья и температуры сотрудников, приходящих на работу в офис, ведение журнала;
Ведение журнала посещаемости, в котором сводится воедино вся информация по листкам нетрудоспособности, отгулам, отпускам.