Обязанности и достижения:
• Разработка и ведение единой базы по филиалу. Расширение клиентской базы в соответствии с корпоративной стратегией в рамках намеченных целевых показателей.
• Работа и взаимодействие с постоянными клиентами компании, информирование клиентов о наличии товара на складах. Приём и обработка заказов клиентов (уточнения, отправка, подтверждение), осуществление информационной поддержки клиентам, возможно заключение договоров, контроль оформления договоров, предоставление информации клиентам на всех этапах.
• Оформление документов необходимых для отгрузки товара, окончательное согласование с клиентом условий и даты поставки, контроль исполнения заказов, ведение рабочей и отчётной документации, поддержание в актуальном состоянии данных о клиенте в информационной системе.
• Своевременное получение комплектов документов от клиента.
• Поиск и привлечение новых клиентов.
• Анализ рынков сбыта и деятельности конкурентов.
• Контроль выплат, контроль дебиторской задолженности.
• Документальное сопровождение продаж. Подготовка и оформление первичной документации /счета, ТТН, фактуры/ в 1С (отгрузки).
• Планирование, организация и контроль движения автотранспорта.
• Постановка задач и контроль работы водителей и грузчиков-экспедиторов.
• Работа со сторонними транспортными компаниями – контроль исполнения заявки на всём её протяжении – подача транспорта, контроль правильности загрузки, контроль прохождения доставки, транспортировки и своевременности доставки товара /координировать доставку/, оформление документов, прохождение оплаты – сопровождение документооборота – путевые листы, ТТН, акты выполненных работ, контроль выставления счетов – составление и ведение базы данных по перевозчикам, клиентам, выполненным работам – составление текущих и сводных отчётов по проделанной работе.
• Контроль за работой менеджеров торгового отдела, взаимодействие со складом по вопросам доставки заказов.
• Поиск новых сотрудников компании, подача объявлений в информационные службы о найме на работу.
• Кадровая работа. Составление и оформление трудовых договоров, должностных инструкций, личных карточек сотрудников организации.
• Текущее сопровождение клиентов; ведение переписки с Клиентами; взаимодействие с контрагентами.
• Формирование документов дня.
• Анализ продаж, разработка и сопровождение отчётных форм, предоставляемых ежедневно, еженедельно, ежемесячно в отдел административного управления г. Москва.
Январь 2007 г. по Декабрь 2007 г. Компания ОО «Хейнекен Логистик-Ч».
Компания переименовалась.
Офис-менеджер
• Осуществление оперативной связи со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс, и т.п.).
• Принятие у клиентов заявки на поставку продукции.
• Обеспечение своевременной отправки корреспонденции (письма), передача входящей корреспонденции соответствующим структурным подразделениям.
• Осуществление своевременной подготовки, качественного размножения и копирование необходимых бланков через копировально–множительный участок (накладные, Договора, Заявки на получение Товарного кредита, Реестры, бланки для Торгового отдела). Установка очерёдности выполнения копировально–множительных работ.
• Обеспечение приёма, правильного учёта, своевременную регистрацию документов, а также качественное оформление Договоров, Протоколов разногласий, Дополнительных соглашений, Претензий, бланков для всех отделов компании.
• Осуществление контроля исполнения документов, информационно – справочное обслуживание, хранение документной информации и обработка приказов, распоряжений, докладных записок.
- принятие и регистрация исходящих документов, проверка правильности их оформления, адресования, наличие подписей, виз и приложений, возврат неправильно оформленных документов исполнителям на доработку.
- принятие, регистрация и распределение входящей документации по отделам.
• Контроль качества подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия, направление их после просмотра на исполнение в соответствии с резолюцией. Осуществление контроля за прохождением и сроками исполнения документов.
• Обеспечение организации подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проведение анализа документов, предоставляемых руководству, дача по ним компетентных заключений.
• Выполнение работы по документационному обеспечению: оформление командировочных документов.
• Ведение приёма посетителей и организация встреч гостей (бронирование гостиницы, заказ билетов) и собрания офиса.
• Обеспечение надлежащего состояния оргтехники и их своевременный ремонт.
• Обеспечение финансово – хозяйственной деятельностью компанию (снабжение офиса канцелярскими, бытовыми принадлежностями), приобретение необходимой в офис мебели.
• Периодически проведение инвентаризации основных средств и МБП.
• Регистрация и обновление сроков годности Сертификатов и качественных удостоверений продукции.
• Обеспечение своевременной подготовки, обработки информации, качественное оформление, учёт и «размножение»
- прайсов
- списков сотрудников компании
• При изменении цен на продукцию, составление Спецификаций, Ценовых Соглашений, Приложений для сетей г. Челябинска и обеспечение своевременной их отправки.
• Предоставление ежемесячного Бюджета офиса и склада, дача информации по Бюджету офиса и склада на год.
• Организация своевременной отправки посылок, непосредственно прибегая к услугам Экспресс почты.
• Осуществление контроля исполнения документов и поручений руководства, принятие оперативных мер, направленных на своевременное и качественное их исполнение.
• Организация выполнения утверждённых мероприятий (планов), приказов и т.п.
• Исполнение и организация контроля исполнения организационно – распорядительных документов, распоряжений, указаний и решений. Организация ведения делопроизводства.
• Обеспечение сохранности и учёт материально – технических ценностей, оборудования, закреплённых за службой.
• Обеспечение качественного и своевременного предоставления установленной отчётности.
Совмещение должности Менеджер по персоналу в течении всей трудовой деятельности в этой компании
• Определение потребности в персонале, изучение рынка труда с целью определения возможных источников обеспечения необходимыми кадрами.
• Обеспечение укомплектования организации работниками необходимых профессий, специальностей и квалификации.
• Осуществление подбора кадров путём организации подачи объявлений в информационные службы о найме на работу. Проведение собеседований с нанимающими на работу, владение методикой собеседования.
• Совместно с руководителями структурных подразделений принимала участие в принятии решений по вопросам найма работников.
• Принимала участие в разрешении трудовых споров и конфликтов.
• Владение методами обработки информации с применением современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники.
• Владение этикой делового общения.
• Не позднее 16-00 часов последнего рабочего дня месяца предоставляла отчётность вышестоящему руководителю / HR менеджер компании «Heineken Logistic Center» г. Москва Гуткиной Елене /о кадровом состоянии организации: /количество кандидатов отсмотренных на открытую вакансию в течении месяца, количество принятых кандидатов/, о расходовании финансовых средств на подбор персонала через различные каналы поиска (объявления в СМИ, платный Интернет – сайты, и др.), кроме затрат на агентства.
Март 2006 г. по настоящее время компания ООО «Хейнекен Логистик – Ч»
Бухгалтер – операционнист / вечерняя смена/
Работа в программе 1С: -7 1С: -8
Сентябрь 2003 г. по Январь 2007 г. Дистрибьюторская компания
ООО «Северные ветры»
Офис – менеджер
Август 2002 г. по Сентябрь 2003 г. ЗАО «Анапа – курорт»
Региональный представитель в г. Челябинске
• Проведение переговоров
• Заключение Договоров
Сентябрь 2000 г. по Декабрь 2001 г. ОАО «Родник»
Специалист по защите и питанию растений
• Опыт руководящей работы, в непосредственном подчинении находилось более 30 человек.