Обязанности и достижения:
. Обеспечивать подготовку и организацию работы офиса: осуществлять руководство организацию рабочих мест персонала офиса, организовывать проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверять санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим).2. Организовывать подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса.3. Разрабатывать “кодекс” поведения в офисе, обеспечивать работников офиса визитными карточками (бейджами, пр.).4. Руководить телефонными работниками офиса (секретарями на приеме, секретарями (телефонными операторами), курьерами, водителями), распределять обязанности между ними, доводить до сведения работников принятые решения, определять степень ответственности работников, разрабатывать стандарты качества работы и критерии оценки качества работы, анализировать эффективность работы, осуществлять контроль за исполнением принятых решений.5. Организовывать работу секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков, прием и отправка телефонограмм); контролировать культуру речи секретарей (операторов).6. Осуществлять контроль за соблюдением работниками офиса установленных стандартов одежды и офисного внешнего вида.7. Разрабатывать и вести бюджет расходов на офисные нужды.8. Организовывать обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализировать и определять потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составлять планы на канцтовары, расходные материалы и др., проверять наличие канцтоваров и расходных материалов; анализировать предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивать размещение заказа у поставщиков; заключать договоры).9. Определять порядок получения товарно-материальных ценностей, оформлять доверенности, организовывать платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформлять платежные документы.10. Организовывает приемку и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса.11. Обеспечивать хранение канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организовывать учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.12. Назначать работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определять схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому.13. Организовывать использование в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.); осуществлять контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывать специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.14. Организовывает: -встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;- прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;- материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.15. Организовывать и проводить деловые переговоры (планировать деловые встречи, определять линию деловых переговоров, управлять переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организовывать документальное оформление переговоров, анализировать результаты деловой встречи).16. Координировать работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организовывать документооборот офиса. Вести кадровый документооборот в полном объеме (поиск персонала, прием, увольнение, перевод, коммандировка, отпуск, больничный и т.д.) 17. Организовывать ведение деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), вести деловую переписку, обеспечивать рассылку необходимых материалов.18. Осуществлять инвентаризацию хозяйства офиса.19. Осуществлять контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составлять распорядок работы офиса, контролировать его соблюдение, вести учет нарушений, анализировать причины нарушений и принимать меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).20. Разрабатывать и внедрять системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществлять контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.21. Оказывать работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимать меры по предупреждению конфликтных ситуаций.22. Координировать завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.).