Обязанности и достижения:
- Организационно-административное обеспечение.
- Коммуникация с подрядчиками и внутри проектной команды
- Выполнение задач, поставленных Руководителем проекта
- Ведение официальной переписки (письменной и электронной) с контрагентами в рамках подписанных договоров, учет и регистрация корреспонденции, отслеживание обязательств, оговоренных в рамках переписки
- Администрирование внутреннего согласование договоров, дополнительных соглашений. Отслеживание выполнения обязательств Сторон по Договорам, в том числе своевременных оплат контрагентам, ведение реестра договоров, находящихся на согласовании и согласованных ранее, ведение деловой переписки со всеми сторонами, обеспечивающими исполнение договора
- Ведение еженедельной отчетности по проекту, контроль за ходом выполнения задач по проекту. Оперативный контроль хода исполнения проекта по согласованному Графику проекта
- Организация и протоколирование совещаний и встреч (подготовка, согласование протоколов с инициатором совещания и участниками, отслеживание исполнения обязательств по протоколам). Контроль исполнения / информированности членов проектной команды о принятых решениях по согласованным протоколам
- Адаптация шаблонов типовых договоров и соглашений, графиков выполнения работ, проектов деловых писем. Администрирование разработки договоров
- Ведение архива проектов (бумажная и электронная версии), реестра договорной и проектной документации. Проверка комплектности входящей проектной документации
- Проверка комплектности, формирование описей комплектов документов для передачи подрядным организациям и пр.
- Хранение на Объекте переданного Главным инженером полного комплекта разработанной проектной документации в наиболее актуальной версии
- Координация оформления актов, накладных, счетов, прочей документации по проектам