Обязанности и достижения:
1 Обеспечение входящих и исходящих звонков руководства, организация конференц- (многосторонних) звонков руководства.
2. Учет и распределение поступающей информации, касающейся руководства, своевременная передача документов, сообщений и информации руководству.
3. Осуществление технической помощи руководству (копирование, печать, сканирование и пр.).
4. Планирование, координация и ведение рабочего графикаруководства: организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований; ведение и корректирование рабочего календаря руководства
5. Ведение телефонной и информационной базы руководства (контакты, дни рождения клиентов).
6. Организация приема посетителей руководства: заказпропусков и сопровождение посетителей, отслеживание состояния переговорных комнат до и после приема клиентов (чистота, отсутствие лишних документов, наличие канцелярских принадлежностей и их функциональность).
7. Ведение расписанияпереговорных комнат.
8. Отслеживание поступления документов, корреспонденции и печатных изданий для руководства, своевременная их передача. Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководства (документы, письма, факсы, письма по электронной почте).
9. Составление и редактирование деловых писем для руководства.
10. Соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации.
11. Координация работы водителей руководства (координация маршрутов, оповещение водителей о выходе руководства из здания, координация замещения водителей).
12. Организация поездок и командировок руководства (осуществление визовой поддержки, бронирования гостиниц, организация трансфера, программы поездок и т. п.)