Обязанности и достижения:
Выполнение задач, поставленных руководством и непосредственно руководителем. Обеспечение входящих и исходящих звонков руководства, организация конференц звонков руководства. Учет и распределение поступающей информации, касающейся руководства, своевременная передача документов, сообщений и информации руководству в письменной или устной форме. Осуществление технической помощи руководству (копирование, печать, факс, сканирование и другое).
Планирование, координация и введение рабочего графика руководства (организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований, введение и корректирование рабочего календаря руководства).
Введение телефонной и информационной базы руководства (контакты, дни рождения сотрудников и клиентов).
Организация приема сотрудников и посетителей руководства и их сопровождение. Отслеживание состояние переговорной комнаты до и после приема, совещаний (чистота, отсутствие лишних документов, наличие канцелярских принадлежностей и их функциональность). Введение расписания встреч руководства, отслеживание поступления документов, корреспонденции и печатных изданий для руководства, своевременная их передача. Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководства (документы, письма, факс, электронные письма).
Составление и редактирование деловых писем для руководства.
Контроль сохранности документов в приемной руководства.
Соблюдение конфидециальности входящей и исходящей информации.
Систематизация и передача устаревших документов в архив. Контроль за состоянием архива.
Замещение секретаря-референта офиса. Выполнение других поручений непосредственного руководства.