Обязанности и достижения:
Группа компаний Ника Дент занимается продажами расходных стоматологических материалов оптом и в розницу, более 100 брендов, более 10 000 позиций.
На позиции секретаря в мои обязанности входило:
- Прием и распределение входящих звонков и сообщений;
- Обеспечение офиса всем необходимым (заказ канцтоваров, воды, чая, кофе, расходных материалов, вызов специалистов по обслуживанию техники);
- Контроль чистоты и порядка в офисных помещениях;
- Работа в программах Microsoft Office, 1С, Битрикс, корпоративная почта;
- Встреча гостей и посетителей офиса/заказ пропусков;
- Работа с договорами, документами, ведение реестров входящей/исходящей документации;
- Контроль исполнения поручений;
- Обеспечение коммуникации между руководителями и сотрудниками;
- Деловая переписка;
- Работа с оргтехникой;
- Работа с курьерскими службами;
- Выполнение мелких заданий от сотрудников;
- Делопроизводство, документооборот;
- Подготовка заседаний и совещаний, оповещение участников, чай/кофе;
- Подбор персонала, организация собеседований;
- Помощь в организации праздников и корпоративов;
- Ведение и редактирование оргсхемы компании, корректировка регламентов, выпуск приказов;
- Ведение учёта рабочего времени сотрудников.
Далее компания предоставила возможность пройти курсы на личного ассистента и спектр моих обязанностей изменился, добавились:
- Организация рабочих встреч, совещаний, переговоров;
- Планирование рабочего дня;
- Поиск необходимой информации;
- Контроль выполнения указаний
руководителя;
- Travel support (билеты, отели и т. д.);
- Бронирование ресторанов и кафе, билетов в театр;
- Family support по требованию, бытовые задачи;
- Ведение личного календаря руководителя;
- Работа с курьерскими службами (заказ, покупка, продажа или доставка);
- Поиск и выбор исполнителей для разнообразных работ на таких сервисах как YouDo, Profi и т. д., контроль их работы;
- Работа с различными государственными структурами: заказ, оформление и получение документов;
- Работа c информацией: поиск, систематизация, умение делать выводы, обработка и передача в удобном виде руководителю;
- Проведение первичного отбора кандидатов на работу и предоставление руководителю;
- Отслеживание и контроль значимых событий и дат, своевременное информирование руководителя о них, мониторинг профильных event-мероприятий, подготовка и отправка подарков;
- Так же выполнение функций менеджера по закупкам: запрос коммерческих предложений, формирование заказов, заведение заказов поставщикам в базе.
- Любые прочие поручения.
Так же в мой дополнительный функционал входило ведения аккаунта на OZON. Основными обязанностями были:
- Отгрузка товаров на склад маркетплейса;
- Проведение заказов через 1С;
- Работа с вопросами и отзывами клиентов (по товарам и заказам);
- Отслеживание товарных остатков и оборачиваемости;
- Формирование и сопровождение поставок по системе FBS;
- Заведение карточек товаров: подбор ключевых запросов и написание SEO-текстов;
- Анализ позиций конкурентов, ценообразование;
- Взаимодействие с отделом закупок, логистики и отделом продаж;
- Загрузка и обработка фотографий в фотошопе;
- Прием входящих телефонных звонков, консультация и продажа товаров клиентам;
- Проведение экспериментов с фото, описаниями и характеристиками карточек.