Обязанности и достижения:
Помощь руководителям:
- Подготовка ежедневных планов работы руководителя
- Планирование и организация встреч/совещаний с подрядчиками и партнёрами
- Согласование отдельных вопросов, доведение указаний и распоряжений; контроль исполнения задач
- Осуществление сбора материалов и информации, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов
- Выполнение отдельных служебных поручений, решение нестандартных задач
- Заказ и бронирование билетов и гостиниц, визовое и организационное сопровождение командировок руководителя
- Контроль оплаты административных счетов
- Контроль и организация работы водителей руководителя
Жизнедеятельность офиса:
- Контроль и заказ необходимых канцтоваров, хозяйственных принадлежностей, воды и продуктов
- Контроль бесперебойной работы и организация ремонта офисной техники
- Оформление пропусков
- Прием и распределение входящих (исходящих) звонков
- Ведение официальной корпоративной переписки от лица компании
- Контроль и организация почтовых отправлений
- Встреча гостей, кандидатов
- Контроль и поддержание чистоты в офисе, взаимодействие со службой уборки
- Координация работы курьера
Ведение документооборота компании:
- Регистрация, распределение, сканирование и архивирование входящей и исходящей документации
- Организация и контроль подготовки документов (подготовка листов согласований, передача на подпись контрагентам)
- Электронный документооборот, регистрация и сканирование документов
- Организация и контроль системы хранения документов (электронной и бумажной), выдача и прием документов по журналам выдачи/приема
- Составление приказов, распоряжений, подготовка и печать документов и писем
- Ведение списка работников, дни рождения, списки телефонов сотрудников, сторонних организаций
- Помощь сотрудникам в подготовке документов
Достижения:
- Оптимизация расходов на корпоративную сотовую связь
- Реорганизация хозяйственной деятельности офиса
- Оформление фирменных бланков согласно правилам документооборота
- Создание дружественной атмосферы в коллективе
- Адаптация новых сотрудников в коллективе
- Решение задач в зоне своей ответственности в короткие сроки