Обязанности и достижения:
- Выполнение задач, поставленных руководством и непосредственным руководителем;
- Обеспечение входящих и исходящих звонков руководства, организация конференц- (многосторонних) звонков руководства;
- Учет и распределение поступающей информации, касающейся руководства, своевременная передача документов, сообщений и информации руководству (письменно или устно);
- Осуществление технической помощи руководству (копирование, печать, сканирование и пр.);
- Планирование, координация и ведение рабочего графика руководства: организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований; ведение и корректирование рабочего календаря руководства;
- Ведение телефонной и информационной базы руководства (контакты, дни рождения клиентов);
- Организация приема посетителей руководства: заказ пропусков и сопровождение посетителей, отслеживание состояния переговорных комнат до и после приема клиентов (чистота, отсутствие лишних документов, наличие канцелярских принадлежностей и их функциональность);
- Ведение расписания переговорных комнат;
- Отслеживание поступления документов, корреспонденции и печатных изданий для руководства, своевременная их передача. Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководства (документы, письма, факсы, письма по электронной почте);
- Составление и редактирование деловых писем для руководства;
- Контроль сохранности документов в приемной руководства;
- Соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации;
- Координация работы водителей руководства (координация маршрутов, оповещение водителей о выходе руководства из здания, координация замещения водителей);
- Организация поездок и командировок руководства (осуществление визовой поддержки, бронирования гостиниц, организация трансфера, программы поездок и т.п.);
- Организация приезда иностранных партнеров и клиентов (осуществление визовой поддержки, бронирования гостиниц, организация трансфера, программы мероприятий и поездок и т.п.);
- Координация работы касающейся руководства с секретарем-референтом.
- Замещение секретаря-референта офиса;
- Выполнение других поручений непосредственного руководства.