Обязанности и достижения:
Прием и распределение входящих звонков;
· Ведение документооборота, обработка, сортировка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции, передача в структурные подразделения;
· Административно-хозяйственное обеспечение жизнедеятельности офиса + офиса обособленного подразделения (заказ/прием/распределение канцтоваров, продуктов питания, расходных материалов к оргтехнике, прочее), помощь коллегам в организации бытовых вопросов;
· Организация отправки корреспонденции/грузов, в том числе взаимодействие с курьерскими службами (КСЭ, DHL, TNT EXPRESS), почтой РФ;
· Взаимодействие с архивной службой ОСГ РЕКОРДС МЕНЕДЖМЕНТ (оформление вывоза/возврата документов/цифровых носителей);
· Ответственность за решение технических вопросов и проблем, связанных с жизнедеятельностью офиса (взаимодействие с арендодателями);
· Организация чистоты офисных помещений (контроль работы уборщиц);
· Помощь сотрудникам с организацией деловых поездок и командировок (взаимодействие с Travel агентством по оформлению авиа/жд билетов, проживания, трансферов, виз и прочих услуг);
· Оформление авансовых отчетов для генерального директора и руководителей подразделений;
· Заказ корпоративной полиграфии (визитки, макеты, рекламные корпоративные материалы);
· Контроль процесса согласования документов в компании, подписание согласованных договоров и других документов у генерального директора;
· Взаимодействие с бухгалтерией (передача счетов в оплату/помощь в сборе книг покупок/продаж, ведение цифрового архива, формирование/сверка реестра первичных документов);
· Взаимодействие с прочими подразделениями компании (ведение цифрового/бумажного архива договоров, прочих документов);
· Работа в системе ЭДО Контур. Диадок (Передача счетов на согласование, выгрузка электронных документов в архив);
· Работа с офисной техникой (многоканальный телефон, принтер, ксерокс, сканер);
· Выполнение прочих поручений генерального директора, руководителей подразделений и сотрудников офиса.