Обязанности и достижения:
1. Построила структуру и работу тендерного отдела с "нуля", предложила своё видение процесса закупок в компании, основываясь на предыдущем опыте.
2. Сформировала «Положение о закупочной деятельности товаров, работ, услуг».
3. Сформировала «Приказ о формировании закупочной комиссии, определила её состав, получила согласие и визы со стороны коллег.
4. Предложила структуру документооборота в данном направлении, а также сами формы документов (извещения о закупках, закупочная документация, протоколы закупок, протоколы выбора поставщика/подрядчика). Со стороны вышестоящего руководства все предложения были приняты в работу.
5. Провела аналитику электронно-торговых площадок РФ на предмет рентабельности затрат на обслуживание данными сервисами. Выявила актуальное количество ЭТП для размещения закупок.
6. Получила скидки для компании, от коммерческих ЭТП, в размере 30-35% от стоимости использования торговых агрегаторов в год.
7. Занималась оформлением и получением электронно-цифровой подписи (ЭЦП была оформлена на меня как представителя компании и уполномоченное лицо проводить закупки).
8. Получила скидку для компании от организации, выдающей ЭЦП, в размере 100% (год использования ЭЦП).
9. Сформировала реестр потенциальных поставщиков/подрядчиков на товары/работы/услуги по регионам РФ.
10. Проводила открытые/закрытые/срочные закупки на ЭТП, а также занималась рассылкой приглашений к участию в закупках потенциальных поставщиков/подрядчиков.
11. Проводила анализ рисков при выборе поставщиков/подрядчиков и дальнейшем заключении договоров с ними.
12. Вела деловые переговоры/переписку с потенциальными участниками закупок на предмет снижения стоимости на товары/работы/услуги. По итогу переговоров получала скидку от поставщиков/подрядчиков в размере 20-45% от первичного ценового предложения участника закупки.
13. Организовала взаимодействие со смежными отделами (г. Москва) и обособленными подразделениями (ОП) компании (г. Серпухов и г. Магадан) на предмет обмена информации по текущим рабочим вопросам, ввела понимание и сам бизнес-процесс касаемо обязательной отчётности ОП перед головным офисом по ранее приобретённым услугам. В итоге внутренних переговоров был введён бизнес-процесс по отправке в головной офис заявок из ОП на закупки товаров/работ/услуг.
14. Осуществляла контроль и анализ экономической обоснованности расходов финансовых средств компании на закупку товаров/работ/услуг.
15. Предложила ввести в деятельность компании процесс реализации неликвидной продукции. Вышестоящее руководство приняло предложение и поручило организовать данный бизнес-процесс.
16. Вела отчётность по показателям эффективности работы отдела за квартал, полугодие, год.
17. Инициировала совещания/ВКС, с участием акционера компании, на предмет актуальности старых и введения новых систем отчетностей.
18. Вела претензионную работу.
19. Проводила анализ рынка поставщиков и последующее определение потенциала роста компании с точки зрения антикризисной политики.
20. Осуществляла проверку поставщиков/подрядчиков на осмотрительность при проведении закупок и перед заключение договоров (в т. ч. в соответствии с письмом ФНС России от 12.05.17 № АС-4-2/8872@).
21. По поручению вышестоящего руководства проводила проверку закупок менеджерами отдела по материально-техническому снабжению (ОМТС), выявляла недочёты их работы. По итогу проверки предоставляла вышестоящему руководству отчёт в письменном виде.
22. Отправляла запросы в ОП на сбор и анализ годовой отчетности по результатам деятельности.
23. Принимала управленческие решения на основании сравнения цен поставщиков/подрядчиков и при определении приоритетности задач.
24. Выполняла ряд дополнительных поручений, поставленных вышестоящим руководством.
Как руководитель тендерно-договорного отдела (со стороны Заказчика):
25. Построила структуру и работу тендерно-договорного отдела.
26. Построила систему документооборота с учётом специфики работы с договорами (согласование форм договоров, ответственных лиц, итоговое подписание в настоящей редакции).
27. Ввела в работу организации консолидированный подход к вопросу согласования и подписания договоров на покупку товаров/работ/услуг, в т. ч. ОП в г. Серпухов и г. Магадан.
28. Проводила внутренние совещания с подразделениями компании на предмет контроля и уточнения финансовой политики по ранее заключенным договорам. После выявленных недочётов при работе ответственных лиц, была инициатором расторжения ряда договоров на основании нецелевого использования денежных средств компании. Вышестоящее руководство данные решения одобрило и приняло в работу.
29. Вела контроль оплаты по заключенным договорам с поставщиками/подрядчиками.
30. Составляла претензионные письма по результатам выполненных работ/услуг со стороны исполнителей.