Обязанности и достижения:
ООО "Коалко" перевод в ООО "Коалко Лесная" перевод в ООО "Коалко Девелопмент" перевод в ООО "Управление инженерным обеспечением Домодедово"
90 юридических лиц
1.Прием и регистрация входящей/исходящей/служебной корреспонденции;
2.В соответствии с резолюцией руководителя Департамента передача документов на исполнение, занесение информации в электронный банк данных;
3.Осуществление контроля за исполнением документов, выдача необходимой справки по зарегистрированным документам;
4.Отправка исполненной документации по адресатам;
5.Ведение учета получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация и хранение документов текущего архива;
6.Ведение работы по созданию справочного аппарата по документам, обеспечение удобного и быстрого их поиска;
7.Подготовка и сдача в архив компании документальных материалов, законченные делопроизводством, компьютерные банки данных, составление описи дел, передаваемых на хранение в архив;
8.Прием документов на подпись начальнику департамента (Генеральному директору), проверка правильности их составления и оформления;
9.Обеспечение сохранности проходящей служебной документации;
10.Выполнение отдельных служебных поручений начальника департамента (Генерального директора);
11.Брошюровка, сканирование и размножение документов.
Договоры
1. Получение и сверка договоров/дополнительных соглашений, актов, счетов, счетов-фактур, накладных, технической документации, поступающих от контрагентов;
2. Прием электронная обработка (оцифровка) договоров/ дополнительных соглашений, актов, счетов, счетов-фактур, накладных, технической документации и размещение скан-копий в формате PDF на внутреннем сервере;
4. Передача договоров/дополнительных соглашений, актов, счетов, счетов-фактур, накладных, технической документации исполнителям для дальнейшей работы;
5. Согласование договоров/дополнительных соглашений, актов, счетов, счетов-фактур, накладных, технической документации с подразделениями;
6.Подготовка (прошивка) договоров/дополнительных соглашений для подписания у руководителя департамента (Генерального директора);
7.Отправка договоров/дополнительных соглашений, актов, счетов, счетов-фактур, накладных, технической документации контрагентам;
8.Контроль возврата договоров/дополнительных соглашений, актов, счетов, счетов-фактур, накладных, технической документации от контрагентов в компанию;
9.Сопровождение финансового закрытия договоров, с последующим их архивированием.
Архив компании- «С нуля»
1. Организация хранения и обеспечение сохранности документов, поступивших в архив;
2. Прием и регистрация поступивших на хранение от структурных подразделений документов, законченных делопроизводством;
3. Участие в разработке номенклатуры дел, проверка правильности их формирования и оформления при передаче в архив;
4. В соответствии с действующим законодательством шифровка единиц хранения, систематизация и размещение дел, ведение их и учет;
5. Подготовка сводных описей единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения, которых истекли;
6. Ведение работы по созданию справочного аппарата по документам, обеспечение удобного и быстрого их поиска;
7. Участие в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;
8. Отслеживание состояния документов, своевременное их восстановление, соблюдение в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;
9. Контроль соблюдения правил противопожарной защиты в помещении архива;
10. Выдача в соответствии с поступающими запросами архивных копий и документов, составление необходимых справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготовка данных для составления отчетности о работе архива;
11. Участие в работе по экспертизе ценности архивных документов.
Помощник руководителя (ассистентская поддержка руководителя)