Обязанности и достижения:
1. Документационное обеспечение управления:
- приём документов и личных заявлений на подпись директора Компании;
- фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах;
- работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;
- работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;
- организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;
- работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;
- ведение и оформление протокола совещаний и заседаний;
- оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;
- формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.
1.2. Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.
1.3. Подготовка совещаний и заседаний (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
1.4. Организация встречи посетителей и гостей Компании.
1.5. Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.
2. Обеспечивает жизнедеятельность офиса:
- Заказ воды по мере необходимости.
- Заказ канцелярии.
- Оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей и прочие затраты.
- Организация и контроль за соблюдением сотрудниками Компании инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией фирмы.
3. Координирует и контролирует работу: водителя (приём заявок на машину и разработка график использования автотранспорта Компании); курьеров; уборщицы.
4. Редактор сайта:
- Популяризациия и продвижение в интернете сайта
- Поддержка концепции сайта, внос данных по доработке содержания (новости, фабрики, товар) и концепции сайта.
- Просмотр всех документов и материалов опубликованных на сайте, редактирование материалов, не соответствующих правилам и общей концепции пользования сайтом.
- Контроль за соблюдением правил пользования сайтом посетителями.
- Наполнение сайта текстом, регулярным обновлением информации, для этого:
- Работы по корректуре и редактуре материалов и структурированию, в том числе дизайн оформления таблиц, текстов.
- Участие в художественном оформлении информации, помещаемой на сайт, наряду с веб-мастером.
- Исследование запросов и потребностей посетителей сайта.
- Отслеживание работ конкурентов, сайтов с похожей концепцией, тематикой и содержанием.
- Учет динами рынка, внос в работу сайта изменений: меняет наполнение рубрик, названия, местоположение, объем или периодичность обновления различных материалов зависимо от их актуальности.
- Составление ежемесячного отчета об изменениях, которые внесены в структуру сайта, причинах изменений, их целях.
5. Заказ товара у итальянских партнеров и поиск новых итальянских фабрик.
6. Ценообразование и анализ Российского рынка.
7. Логистика:
- Организация и координация грузоперевозок.
- Составление маршрутов транспортировки грузов.
- Управление складскими запасами и заказами;
- Ведение документооборота (в 1С), контроль договоров и счетов от контрагентов, составление отчетов.
- Прием и контроль автотранспорта.
- Координация работы водителей.
- Мониторинг и анализ затрат на логистику.
8. Организация и осуществление приема, отпуска, хранения и сортировки, перемещения товарно-материальных и иных ценностей.
8. Сервис:
- Сопровождение груза до клиента и контроль разгрузки товара.
- Координация сборки и ее контроль.
- В случае брака- решение спора на месте.
- Реставрация мебели и ее контроль.