Обязанности и достижения:
1. Подготовка и организация работы офиса: организация рабочих мест персонала офиса, проверка офисного оборудования (компьютеров, телефонов, копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации.
2. Руководство курьером.
3. Ведение телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков, факс).
4. Разработка и ведение бюджета расходов на офисные нужды.
5. Организация обеспечения офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, (проверка наличия канцтоваров и расходных материалов; анализ предложений, структур цен, систем скидок, заключение договоров). Определение порядка получения товарно-материальных ценностей, оформление доверенностей, организация платежей за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности. Организация приемки и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса. Хранение канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, учет и выдача предметов и средств труда работникам офиса. Назначение работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определение схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому.
6. Осуществление инвентаризаций хозяйства офиса.
7. Организация использования в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, телефонов, копировальных машин и др.); осуществление контроля за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызов специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
8. Координация работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организация документооборота офиса.
9. Ведение деловой корреспонденции (регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции).
10. Встреча и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров. Материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.