Обязанности и достижения:
Регистрация приказов по основной деятельности (ведение электронного журнала, комплектация оригиналов документов для сдачи в архив)
Ведение электронного журнала уехавших в командировку, оформление приказа о направлении в командировку, печать, рассылка
Заполнение иногородних командировочных (прибыл, выбыл), внесение их в электронную книгу для отчетности
Прием и регистрация входящей корреспонденции от физических и юридических лиц (по почте, лично, курьером), ведение электронного журнала, передача писем по отделам и директору на резолюцию
Прием, регистрация и распределение по отделам документов из ЗАО «Объединенные учетные системы» - ежедневно
Составление описи и сдача в архив входящей корреспонденции по реестру
Работа совместно с ООО «Распадская угольная компания» - прием и регистрация писем от акционеров, передача их по акту; прошивка документов
Обработка и оформление производственных приказов, рассылка по структурным подразделениям в системе СЭД ОРД или электронной почте, формирование бумажной версии, передача на подпись директору. Бумажные варианты приказов забираются от директора. Контролируется возврат приказов с прилагаемыми к ним документами, правильность проставления дат ознакомления с приказами. В случае неверной даты сообщается об этом инициаторам. В случае задержки бумажных вариантов приказов инициаторами, делопроизводитель обзванивает инициаторов, выясняется причина задержки (уважительная или нет), смотрит состояние приказа и кто не ознакомился сообщает об этом инициаторам. После выполнения всех задач, приказы подлежат отметке в книге регистрации приказов, раскладке по номерам, формированию книг (томов) для дальнейшей подшивки и сдачи в архив
Согласование в СЭД ОРД писем исходящих, приказов кадровых и по основной деятельности, указаний (проверка правильности оформления документов согласно «Инструкции по оформлению организационно-распорядительных документов», заполнения карточки ОРД
Выполнение распределенных обязанностей на время отсутствующего работника (болезнь, отпуск) – работа пом. директора-начальника ОДиИО (ведение электронного журнала входящих факсов, рассылка по электронной почте документов с резолюцией директора исполнителям, ответы на входящие звонки, отправка факсов); исходящие документы (ведение электронного журнала, регистрация, обработка исходящих писем, формирование бумажной версии на подпись директору прием почты; обработка и формирование бумажной версии кадровых приказов, их рассылка в системе СЭД ОРД и электронной почте.