Ассистент руководителя / секретарь

Была позавчера

130 000 ₽

33 года (родилась 20 января 1992), есть дети

Москва

Занятость

полная занятость

Гражданство

Россия

Контакты

Телефон

Почта

Будут доступны после открытия

Фото, имя и контакты доступны только авторизованным пользователям

Опыт работы 7 лет и 2 месяца

- Октябрь 2024 – август 2025
- 11 месяцев
Ассистент генерального директора
- Май 2023 – август 2024
- 1 год и 4 месяца
Секретарь-делопроизводитель / помощник руководителя
АО «ИВА Партнерс», Москва
https://iva.partners
Инвестиционная компания
Обязанности и достижения:
• Ведение делопроизводства в полном объёме в электронном виде: регистрация входящей/исходящей корреспонденции и проектной документации, контроль документооборота по структурным подразделениям. • Формирование и поддержание базы данных документов, журналов приказов и доверенностей (Excel). • Согласование и визирование договоров, служебных писем и проектов в 1С:Предприятие. • Подготовка и оформление официальных писем, доверенностей, прошивка документов. • Протоколирование совещаний, ведение и контроль исполнения поручений руководства. • Работа в бизнес-платформах: 1С:Предприятие, Bitrix24, AmoCRM, Microsoft Office, PowerPoint, Trello, Any.do, Outlook, Zoom, Телемост, Pyrus. • Административная поддержка офиса и руководства: Поддержка руководителя и VIP-зоны: контроль порядка, организация встреч, снабжение переговорных комнат (вода, канцтовары, техника). • Travel‑поддержка: бронирование авиабилетов (Аэрофлот, Телепорт), гостиниц (Островок), заказ такси (Яндекс Go), сопровождение командировок. • Ведение календаря руководителя в Outlook, распределение встреч, управление графиком. • Заказ гостевых и грузовых пропусков, организация паркинга. • Приём посетителей и гостей (кандидаты, партнёры), подготовка кофе-брейков. • Закупка подарков для клиентов совместно с отделом маркетинга и внешних коммуникаций. • Организация и координация процессов: Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ канцелярии, воды, фруктов, аптечки, контроль работы техперсонала. • Взаимодействие с подрядчиками и обслуживающими организациями (курьеры, ремонт, мобильные операторы, почта). • Участие в организации корпоративных мероприятий, форумов, презентаций (совместно с отделом маркетинга). • Составление отчётов, смет, учёт представительских расходов руководства. • Дополнительные компетенции: Навыки ведения деловой переписки, в том числе с зарубежными партнёрами. • Поиск и анализ информации по запросу руководства. • Навыки lifestyle‑поддержки и выполнение личных поручений. • Продвинутый пользователь корпоративных и облачных платформ. • Базовые навыки работы с социальными сетями (контент-поддержка, визуал, постинг).
- Август 2022 – февраль 2023
- 7 месяцев
Администратор/Офис-менеджер
Спортивный центр ООО «Фэмили Групп», Москва
https://beachcenter.ru
Пляжный центр Лето. Спортивные турниры и мероприятияДетские праздникиИвент мероприятияБизнес тренинги
Обязанности и достижения:
* Входящие и исходящие звонки. * Ведение делопроизводства. * Консультация клиентов по услугам компании. * Запись клиентов и продажа абонементов, спортивного инвентаря. * Работа с документами и таблицами в 1с, в word, в excel. * Работа в 1с фитнес. * Обеспечение функционирования офиса: заказ канцтоваров, расходных материалов. * Контроль работы технического персонала * Организации встреч, совещаний и переговоров руководителя. * Travel поддержка руководителя. * Кассовая дисциплина, составление отчетов, их учет и хранение. * Организация спортивных и ивент мероприятий, детских праздников.
- Март 2017 – март 2019
- 2 года и 1 месяц
Администратор
Стоматология Новая Улыбка, Москва
Стоматологические услуги.
Обязанности и достижения:
* Формирование расписания; звонки, регистрация, напоминание о последующих визитах. * Работа в ident и AmoCRM. * Организация комфортного пребывания пациентов в клинике. * Ведение медицинской документации. * Кассовая дисциплина, составление отчетов, их учет и хранение. * Внедрение и соблюдение стандартов работы клиники, нормативных и регламентирующих документов. * Организация хозяйственной деятельности клиники, обеспечение чистоты и порядка. * Поручения руководства.
- Март 2016 – октябрь 2016
- 8 месяцев
Секретарь-делопроизводитель
ООО Вералиса, Иваново
Торговля оптовыми и розничными изделиями.
Обязанности и достижения:
* Прием и распределение входящих звонков; * Работа с входящей и исходящей корреспонденцией; * Встреча гостей и организация чая, кофе для гостей; * Ведение электронной базы документов; * Выполнение поручений руководства компании; * Делопроизводство внутри компании; * Взаимодействие с сотрудниками компании; * Отслеживание актуальности номенклатуры документов; * Выполнение указаний непосредственного руководителя; * Ведение заметок на совещаниях по поручению руководства, а также подготовка материалов по их итогам; * Контроль работы курьеров и технического персонала.
- Май 2015 – ноябрь 2015
- 7 месяцев
Секретарь/помощник руководителя
ООО Вектор Инвестментс, Москва
Компания занимается инвестированием в жилую, загородную и коммерческую недвижимость в Подмосковье.
Обязанности и достижения:
* Планирование рабочего дня и ведение календаря руководителя; * Административная поддержка деятельности руководителя: организация встреч, совещаний, присутствие на переговорах, подготовка информационных материалов, протоколирование совещаний; * Документооборот: контроль подписания документов, своевременная отправка, обработка электронной почты; * Отслеживание поступления и отправка почтовой корреспонденции; * Travel-поддержка руководителя: оформление паспортов, виз, бронирование гостиниц, покупка билетов, заполнение всех необходимых анкет, деклараций и форм, составление схемы и условий поездок; активное взаимодействие с туроператором; * Поиск необходимой информации в интернете на различные тематики по запросу руководства; * Контроль исполнения поручений поступающих от руководителя всеми сотрудниками компании.
- Май 2014 – апрель 2015
- 1 год
Помощник руководителя
АО Райффайзенбанк, Иваново
Банковские услуги
Обязанности и достижения:
* Встреча и координация (размещение) гостей компании, приготовление и подача напитков, организация доступа на парковку, заказ пропусков, ведение реестра посетителей; * Прием и обработка входящих звонков и электронных запросов, переадресация на исполнителей; * Управление календарем встреч и планирование мероприятий; * Ведение протоколов встреч и планерок; * Прием и отправка корреспонденции почтой, экспресс доставкой, в том числе направление документов на подпись генеральному директору. *Обеспечение хранения документов; * Прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача ее в соответствующие структурные подразделения для использования в работе либо подготовки ответов; * Взаимодействие с курьерами; * Оперативное решение административных и бытовых вопросов сотрудников компании в рамках своих обязанностей; * Трэвел-поддержка сотрудников: заказ билетов, бронь гостиниц, трансферы; * Помощь в организации участия сотрудников в конференциях/форумах от компании; * Организация документооборота: распределение писем с общей почты в соответствующие отделы; * Выполнение поручений руководства.

Образование

- Среднее специальное образование
- Дистанционная
- 2026
(МТИ «ВТУ») Московский технологический институт «ВТУ»
Специальность: Торговое дело
- Неполное высшее образование
- Дневная/Очная
- 2011
Ивановский государственный химико-технологический университет
Факультет: Гуманитарный
Специальность: Менеджмент в сфере культуры

Обо мне

Дополнительные сведения:

Исполнительная, ответственная, работоспособная, аккуратная, внимательная, пунктуальная. Внимательная к деталям. Владею навыками делового общения и разрешению конфликтов. Коммуникабельная, креативная. С 2019-2022 гг. года проживала в Швеции. Microsoft office, Google calendar, 1C-Битрикс, Pyrus, 1C-Фитнес, ident, Amo-CRM.