Обязанности и достижения:
Большое количество разнообразных обязанностей в вышеуказанных областях, включая контакт с клиентами и поставщиками. Разработка стандартных операционных процедур (СОП) для оплаты инвойсов и возмещения расходов, своевременная оплата инвойсов, создание заявку и заказ на покупку в финансовой системе, контроль транзакций 5 бюджетом команды, написание агенды для собраний, конспектирование обсуждений во время конференций, организация телеконференций, в том числе использование аппаратуры для телеконференций, используя различные технические способы связи между филиалами программы в разных странах, контроль транзакций кредитной карты команды, коммуникация с банком по поводу кредитной карты, учет активов команды, а также закупаемого оборудования для филиалов программы в других странах, учет и анализ собранных средств за услуги связи со всех филиалов ПРООН, подготовка отчета по поводу собранных средств для головного офиса в Нью-Йорке, создание прогноза стоимости услуг связи для всех офисов на следующий календарный год, обеспечение своевременного подтверждения всех финансовых транзакций команды путем напоминания ответственным сотрудникам в соответствии с разработанными стандартными операционными процедурами, взаимодействие с поставщиками коммуникационных услуг по поводу спорных инвойсов, организация собраний с поставщиками, подготовка объявлений для найма интернов и временных контрактников, взаимодействие с потенциальными кандидатами на краткосрочные контракты, приглашение их на собеседования, взаимодействие с выбранными кандидатами и помощь им в адаптации к жизни в Дании, взаимодействие с отделом Общего Сервиса по поводу доступа к онлайн-системам для временных сотрудников, взаимодействие с казначейством ПРООН в Нью-Йорке по поводу проблем при оплате инвойсов, выполнение разных видов запросов в финансовой и кадровой системах программы, анализ полученных данных в Excel, придание полученным данным читабельного вида, в том числе при помощи Pivot-таблиц, регулярное предоставление отчетов супервайзеру по поводу расходов команды и всех финансовых и закупочных транзакций, использование SharePoint для публикации внутренних документов и загрузки инвойсов для общей отчетности, обеспечение соблюдения контрактных условий при закупках, подготовка конкурсной закупки мебели и офисного оборудования для команды, разработка вместе с интернами постеров для презентации команды, а также презентаций в программе PowerPoint, взаимодействие с типографиями по поводу печати брошюр и учебных материалов для конференций ПРООН и др.
Успешное выполнение заданий и обязанностей в срок. Учитывая количество обязанностей это было большое достижение. За это время я сменила на данной работе 3 контракта, так как в ООН трудно получить постоянную работу. Вместе с руководителем разработала 2 стандартные процедуры: по оплате инвойсов и по возврату средств из филиалов.