Обязанности и достижения:
Полная координация работы административного департамента компании.
Осуществление делопроизводства и документооборота, организация встреч, помощь в проведении и в организации конференции.
Коммуникация со старшими экспертами и руководителями крупных компаний, такие как Роснефть, Газпром, Минпромторг, Сколково и др.
Первичная работа с бухгалтерией (выставление/ оплата счетов, актов выполненных работ и счет-фактур, разрешение вопросов в налоговой, выписка доверенностей, выгрузка и работа с онлайн банком, сверка с контрагентами, взаимодействие с головной бухгалтерией, предоставление информации по их запросу).
Ведение реестров, составление договоров (их подписание, проверка, внесение необходимых данных),
поиск/набор/ адаптация стажёров в компанию,
формирование номенклатуры дел, и написание протоколов совещаний.
Приём входящей информации (телефонных звонков, электронной почты) и её распределение внутри компании;
Подготовка и отправка почты (заполнение почтовых отправлений, описи вложений, наклейка марок)
Регистрация входящей и исходящей документации, распределение документов по отделам (письма, справки, отчетные документы);
Организация приёма посетителей компании
Ответственность за ТМЦ
Ответственность за решение технических вопросов и проблем, связанных с жизнедеятельностью офиса;
Трезвел-поддержка сотрудников: оформление виз, бронирование гостиниц, покупка билетов и т. д.;
Копировальные, набор текстов и т. д.; Организация рабочего места для новых сотрудников и стажеров;
Ведение контроля за праздничными датами (дни рождения сотрудников, профессиональные праздники и пр.)
Контроль уборки офиса;
Решение других вопросов по заданию руководителя.
Ведение сайта компании и инстаграм- аккаунта, публикация новостей.