Помощник, ассистент руководителя

Была на этой неделе

По договорённости

Москва

Занятость

полная занятость

Гражданство

Россия

Контакты

Телефон

Почта

Будут доступны после открытия

Профессиональные навыки

Деловая переписка
Документооборот
Деловое общение
Делопроизводство
Организаторские навыки
Административная поддержка руководителя
исполнение поручений руководителя
Обеспечение жизнедеятельности офиса
Работа с большим объемом информации
Деловая коммуникация
Показать еще

Фото, имя и контакты доступны только авторизованным пользователям

Опыт работы 4 года и 5 месяцев

- Июль 2024 – август 2025
- 1 год и 2 месяца
Помощник руководителя с функциями HR-менеджера
ООО "Вымпел" / сфера деятельности : производство и продажа полуприцепной техники, Москва
http://www.tirkon-rus.ru
Обязанности и достижения:
- Организовала и вела документооборот; - Подготавливала заседания и совещания (сбор необходимых материалов, оповещения участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вела и оформляла протоколы заседаний и совещаний; - Заносила поручения и задачи в Битрикс24; - Контролировала исполнение сотрудниками подразделения приказов и распоряжений, а также сроки выполнения указаний, задач и поручений руководителя в Битрикс24; - Занималась вносом данных в CRM - систему в Битрикс24 (лиды, компании, сканы договоров на общий диск); - Обрабатывала и структурировала входящую/исходящую документации (письма, счета, распоряжения), передавала в соответствующее структурное подразделение или конкретному исполнителю; - Составляла письма, запросы, приказы, служебные записки по поручению руководителя; - Оформляла командировки для руководителя или сотрудников по распоряжению руководителя (приказ на командировку, командировочное удостоверение, оформление билетов, заказ гостиниц) - Принимала и перераспределяла телефонные звонки; - Обеспечивала жизнедеятельность офиса (заказ канцелярии, воды, пропусков для посетителей или на авто); - Выполняла печать, сканирование, копирование документов; - Запрашивала недостающие "закрывающие" документы у контрагентов (по запросу бухгалтерии); Также исполняла обязанности HR-менеджера: - Планировала стратегию подбора кадров; - Размещала объявления на специализированных ресурсах; - Проводила собеседования, вела личные карточки сотрудников, занималась разработкой должностных инструкций; - Организовывала введение новичков в рабочий процесс, проводила адаптацию новых специалистов; - Вела табель учёта рабочего времени; - Составляла график отпусков сотрудников, обеспечивала разрешение конфликтных ситуаций среди членов коллектива. Достижения: - Организовала делопроизводство с 0; - Повысила оперативность выполнения решений руководства: благодаря системному контролю сроков выполнения поручений в CRM доля просроченных задач в подразделении за полгода снизилась примерно на 40 %. - Обеспечила бесперебойную административную поддержку руководства: самостоятельно организовывала до 15 командировок в месяц (включая бронирование билетов, отелей, оформление документов), экономя до 15 % бюджета за счёт своевременного планирования и переговоров с поставщиками. - Предложила заключить договор с Яндекс Тревел для исключения "человеческого фактора" по типу "потерял посадочный" или " забыл чеки из гостиницы". Договор заключен, что способствовало 100% получению закрывающих документов по командировке для бухгалтерии. - Обеспечила стабильную работу офиса: организовала своевременное снабжение канцелярскими принадлежностями, водой, пропусками и оргтехникой, минимизировав простои в рабочих процессах. - Организовала централизованное хранение ключевой документации: настроила структуру общего диска в Битрикс24 для хранения сканов договоров, писем и отчётности, обеспечив быстрый доступ для всех заинтересованных сотрудников.
- Октябрь 2013 – январь 2016
- 2 года и 4 месяца
Менеджер по работе с Общественностью
ОАО "Содружество Деловой Мир"/ сфера деятельности : продажа и аренда коммерческой недвижимости, Москва
Обязанности и достижения:
- Участвовала в разработке информационной стратегии и формировании имиджа бренда, в том числе во взаимодействии со СМИ и PR-агентствами. - Обеспечивала административную поддержку руководителя: планирование встреч, управление графиком, подготовка материалов. - Осуществляла оперативный поиск, анализ и структурирование информации. - Работала с системой электронного документооборота: составляла и контролировала письма, официальные документы. - Координировала выполнение задач внутри управления, контролировала соблюдение сроков выполнения поручений руководителя. - Выполняла поручения руководителя оперативно и в полном объёме.
- Январь 2012 – апрель 2012
- 4 месяца
Офис-менеджер/ Помощник генерального директора
ООО "Завод Электромашина" /сфера деятельности : Российский разработчик и производитель силового электротехнического оборудования и решений для горнодобывающей промышленности, Кемерово
https://www.z-em.ru
Обязанности и достижения:
- Организовывала и обеспечивала бесперебойную работу офиса: контроль за функционированием оборудования, своевременное пополнение запасов канцелярских товаров, воды, хозяйственных товаров и других расходных материалов; - Принимала и распределяла входящие звонки; - Вела документооборот: регистрация, обработка и архивирование входящей/исходящей корреспонденции, подготавливала официальные письма, запросы, приказы; - Организовывала встречи, переговоры и совещания: бронирование переговорных комнат, подготовка материалов, ведение протоколов; - Координировала командировки сотрудников: оформление документов, бронирование билетов и гостиниц; - Выполняла поручения руководства в оперативном режиме.
- Апрель 2011 – октябрь 2011
- 7 месяцев
Секретарь/ Помощник директора по развитию
Бецема, ЗАО, Красногорск
http://www.becema.ru
Легковые, грузовые автомобили, мототехника, автобусы, троллейбусы (производство), Автокомпоненты, запчасти (производство), Розничная торговля автомобилями (дилерский центр)
Обязанности и достижения:
- Подготавливала и оформляла служебные документов: письма, приказы, запросы, протоколы; - Планировала и организовывала встречи, совещания и переговоры: согласование времени, бронирование помещений, подготовка материалов, ведение протоколов; - Принимала и распределяла телефонные звонки, фильтрация входящих обращений; - Вела электронные и и журнальные реестры (договоров, контактов, задач); - Контролировала выполнение поручений и соблюдение сроков решения задач; - Обеспечивала офисную поддержку: заказ канцелярских товаров, воды, пропусков, организация курьерской доставки; - Выполняла копировальные, сканирующие и печатные работы; - Выполняла личные поручения руководителя.

Образование

- Высшее образование
- 2024
Российский государственный гуманитарный университет, Москва
Специальность: Управление персоналом
- Высшее образование
- 2010
Университет Российской Академии Образования г.Москва
Факультет: Иностранных языков
Специальность: Теория и методика преподавания иностранных языков и культур

Обо мне

Дополнительные сведения:

- Ведение административного и кадрового делопроизводства; - Работа с Битрикс24 (CRM, задачи, документы, чаты); - Подготовка КП, презентаций, отчетов; - Делопроизводство и архивирование; - Организационно-хозяйственная деятельность; - Многозадачность, внимательность к деталям; Ищу позицию административного управляющего, где смогу применить свои навыки в организации процессов и взаимодействии с клиентами. Рассматриваю вакансии с графиком работы в офисе 5/2 или гибрид.